Op 1 september laatstleden is de nieuwe wet inzake consumentenschulden in werking getreden. De wetgever wil namelijk de particuliere consumenten met een betalingsachterstand beter beschermen.

Samengevat en rekening houdende met enkele afwijkingen komt de nieuwe regeling in grote lijnen neer op het volgende:

• In eerste instantie wordt U verplicht om een kosteloze betalingsherinnering te sturen.
• Hierbij wordt de consument een nieuwe uiterlijke betalingstermijn gegeven van ten minste 14 kalenderdagen.
• Blijft de factuur na deze betalingsherinnering onbetaald dan mag U een schadebeding aanrekenen dat werd opgenomen in Uw factuurvoorwaarden. Deze schadebedingen werden wettelijk begrensd.
• De nalatigheidsintresten werden door de wetgever ook begrensd tot de referentie-intrestvoet te vermeerderen met 8 procentpunten. Voor het 2^e semester 2023 bedraagt de intrest 12%.

Deze nieuwe regels zijn van toepassing vanaf 1 september 2023.

De schadevergoeding en de intresten dienen door de consument niet betaald te worden indien de factuurvoorwaarden en Uw eerste betalingsherinnering niet tijdig werden aangepast aan de nieuwe regelgeving!

Het is dus noodzakelijk om de nodige stappen te zetten om eventuele geschillen of financieel verlies te voorkomen.

Meer info vindt u op de website van FOD Economie.

(Auteur: Edwin Van Lommel – Fiscaal Accountant 11308681 – 29/09/2023)

Renovatiewerken aan privéwoningen ouder dan 10 jaar genieten het verlaagde btw-tarief van 6%. Tot en met 31/12/2021 mocht de aannemer het verlaagde tarief enkel toepassen als de eigenaar van de woning een btw-attest ondertekende met enkele verklaringen ten behoeve van deze toepassing. Dit attest verlegde de aansprakelijkheid inzake het btw-tarief naar de eigenaar die het attest had ondertekend.

Vanaf 1 januari 2022 is deze werkwijze niet meer van toepassing en wordt deze vervangen door een verklaring op de factuur. Indien het verlaagde tarief niet kan worden toegepast is het aan de klant om binnen de maand te melden dat niet aan de voorwaarden is voldaan.

De volgende verklaring dient op de factuur opgenomen te worden:

“Btw-tarief: Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van de factuur, wordt de klant geacht te erkennen dat (1) de werken worden verricht aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat ten minste tien jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur met betrekking tot die werken, (2) de woning, na uitvoering van die werken, uitsluitend of hoofdzakelijk als privé- woning wordt gebruikt en (3) de werken worden verstrekt en gefactureerd aan een eindverbruiker. Wanneer minstens één van die voorwaarden niet is voldaan, zal het normale btw-tarief van 21% van toepassing zijn en is de afnemer ten aanzien van die voorwaarden aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten. Wanneer de afnemer de factuur niet schriftelijk betwist, is de aannemer ontslagen van zijn aansprakelijkheid, behoudens samenspanning tussen de partijen.”

Aan de voorwaarden voor de toepassing van het verlaagde tarief van 6% is niets gewijzigd.

(Auteur: Edwin Van Lommel – Fiscaal Accountant 11308681 – 31/01/2022)

Wij stellen vast dat vennootschappen niet altijd hun jaarrekening tijdig neerleggen bij de Nationale Bank van België.

Een jaarrekening moet immers worden neergelegd binnen de 30 dagen nadat deze is goedgekeurd en ten laatste zeven maanden na de datum van de afsluiting van het boekjaar.

Wordt de jaarrekening niet neergelegd binnen deze termijn dan wordt de door derden geleden schade, behoudens tegenbewijs, geacht voort te vloeien uit dit verzuim.

Een laattijdige jaarrekening kan bovendien aanleiding geven tot aanzienlijke tarieftoeslagen en het spreekt voor zich dat het geen goed signaal is naar de buitenwereld.

Ook de bestuurdersaansprakelijkheid speelt met mogelijk strafrechtelijke sancties en hoofdelijke aansprakelijkheden tot gevolg.

Vennootschappen dewelke zelfs meerdere jaren in gebreke blijven riskeren een ambtshalve doorhaling KBO en een gerechtelijke ontbinding.

Het tijdig neerleggen van de jaarrekening is dan ook een wettelijke verplichting waarmee bestuurders niet lichtzinnig mogen omspringen.

Meer info vindt u hier.

(Auteur: Edwin Van Lommel – Fiscaal Accountant 11308681 – 27/09/2021)

Maak er als ondernemer dan ook gebruik van !!!!

Traditioneel maakt men bij de jaarbespreking letterlijk en figuurlijk de balans van het afgelopen jaar.
Vele ondernemers krijgen gewoon een jaarboekje toegestuurd, of zelfs nog niet. Velen krijgen het “ boekje “ als het huidige boekjaar al ver op zijn einde loopt.

De vennoten, managers en dossierbeheerders van Abeka willen daar iets aan doen en houden er aan om de balans met hun klanten persoonlijk te bespreken. De balans is immers meer dan de opmaak van de wettelijke verplichte publicatie van de jaarrekening

Een financiële analyse van die informatie laat de bedrijfsleider toe:

• de financiële toestand van de onderneming door te lichten op grond van historische gegevens
• mogelijk ook inzicht krijgen in de toekomstige evolutie.

Zoals zovele technieken is de boekhoudtechniek door de jaren heen geperfectioneerd.
De verfijning van de techniek heeft tot gevolg gehad dat de boekhouding vaak slechts voorbehouden is voor specialisten.
Accountants en bedrijfsrevisoren hebben een eigen taal ontwikkeld waarin ze met elkaar communiceren. Het ontvangen van een jaarrekening is dan ook voor vele ondernemers hetzelfde als het ontvangen van een tekst in Egyptische hiërogliefen.

Wat vindt Abeka zelf van een balans?  “ Saai zo een droge balans en enkel nuttig als met die info ook iets gedaan wordt. ”
De bespreking van de balans is het moment om informeel al eens vooruit te kijken. Ook Abeka weet graag wat de plannen van zijn klanten zijn. Bij die bespreking wil Abeka het klankbord van de ondernemer zijn.
Gegroeid uit het beroep van cijferexpert als boekhouder-fiscalist met in het vaandel een sterk adviserende functie, helpt Abeka al langer mee om de toekomst van een onderneming te waarborgen. Hierdoor komt Abeka regelmatig in contact met zeer ervaren experten in vele domeinen:

• De professionele begeleiding van uw KMO ter optimalisatie van de financiële gezondheid.
• Begeleiding in de zoektocht naar groei met strategisch advies.
• Ondersteuning bij opvolging binnen een familiebedrijf of bij de verkoop van het bedrijf.
• Uitwerken van een successieregeling.
• Opzetten van marketing & communicatiestrategie, logistiek, sociale media en ICT.

Bedrijven die in de toekomst het verschil zullen maken, durven zich op elk moment te heroriënteren en stellen zich steeds kritische vragen.

Wij vragen u zich als ondernemer voor te bereiden op de jaarlijkse balansbespreking.

• Zijn er nieuwe investeringen op til en hoe sluiten zijn financiën hierbij aan?
• Zijn uw kredieten nog up-to-date?
• Zijn de verstrekte waarborgen nog realistisch?
• Zijn uw statuten van de vennootschap nog in orde?
• Hoeveel belastingen betaal je teveel als eenmanszaak in verhouding tot het oprichten van een BVBA?
• De opslagduur van de voorraden is hoger dan het sectorgemiddelde. Hoeveel geld komt er vrij als men de opslagduur kan reduceren?
• Hoe staan de openstaande klanten er bij ? Wat is de invloed van een snellere invordering?
• Is de beloningstechniek in uw bedrijf wel gescreend
• Bent u nog wel degelijk in het bezit van een geoptimaliseerd arbeidsreglement?
• Hoeveel brengt een kleine prijsverhoging op?
• Wat is uw persoonlijke financiële behoefte en hoe kunnen wij die voor u optimaliseren
• Zijn uw pensioenplannen nog wel in orde en waar vindt u de gegevens ervan terug?
• Hoe is de verhouding tussen de vennoten, wat zijn eventuele problematieken?
• Bent u zeker dat u het nodige gedaan hebt om uw woning onbeslagbaar te maken?
• Bespreek de dividendpolitiek, tantièmes, liquidatiereserve…..

Een dergelijk gesprek is de ideale aanloop naar een brainstorming. De ondernemer van vandaag heeft een sparringpartner nodig.
Daarom daagt Abeka zijn klanten uit, bereidt u als ondernemer goed voor op de balansbespreking. Wij helpen u graag, een goed advies verdient snel zijn geld terug !!!

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Beschermen uw algemene voorwaarden u maximaal bij laattijdige of niet-betaling van uw klanten?
Nettingclausule, opeisbaarheidsclausule, eigendomsvoorbehoud…. What’s in a name….

De juridische mogelijkheid om de algemene voorwaarden in te roepen, ook “tegenstelbaarheid” genoemd, is cruciaal.
Hiervoor dient uw klant de voorwaarden te kennen en aanvaard te hebben bij het aangaan van de overeenkomst. Het is dus van groot belang dat deze niet pas tevoorschijn komen op het moment van facturatie, doch wel bij het aangaan van de overeenkomst (koop/verkoop – diensten, enz. …) en dus bij de bestelling (bestelbon, offerte of indien via internet met een x aan te klikken onderaan de algemene voorwaarden waarbij de klant de algemene voorwaarden erkent te hebben gelezen en aanvaard alvorens hij verder de online bestelling kan invoeren en valideren.)

De wetgever maakt in deze een belangrijk onderscheid tussen particuliere klanten “B2C” en handelaars ofte “B2B”.

De consument of particuliere klant geniet een veel grotere bescherming dan de handelaar. Hij dient de algemene voorwaarden expliciet te aanvaarden door de bestelbon of overeenkomst met erop vermeld in extenso de “algemene voorwaarden” voor “gelezen en goedgekeurd” te ondertekenen.

Een handelaar die een factuur ontvangt, wordt geacht de levering van het product/dienst, de prijs die ervoor gevraagd wordt én de algemene voorwaarden die op de factuur afgedrukt staan te aanvaarden.
Indien een klant bij een B2B-transactie niet akkoord gaat met de factuur dient hij deze zonder uitstel te protesteren.

Bij het opstellen of aanpassen van uw algemene voorwaarden zal u traditioneel aandacht moeten hebben voor:

• de leverings- en betalingstermijnen
• de verhoging van de factuur met bijvoorbeeld 10% schadevergoeding (met bv. een minimum van 150 EUR) en 8% intresten bij laattijdige betaling, de wettelijke intrestvoet hiervoor bedraagt slechts 2.5%
• de keuze van de bevoegde rechtbank in geval van dispuut. U dient zichzelf de keuzemogelijkheid toe te eigenen om zelf te kunnen kiezen tussen de Rechtbanken bevoegd binnen uw arrondissement of indien u hiervoor opteert, de rechtbanken bevoegd voor de woonplaats/maatschappelijke zetel van uw klant (want deze laatste kan zich in het buitenland bevinden en dan is het dikwijls opportuun om een eventueel geschil omtrent de niet betaling van een factuur voor de buitenlandse rechter te brengen om tijd en kosten te besparen).

Maar mogelijk ook met enkele minder gekende voorwaarden zoals de “nettingclausule”, de “opeisbaarheidsclause”  en het “eigendomsvoorbehoud”.

De “nettingclausule”, enkel geldig mits B2B, maakt het onder bepaalde voorwaarden mogelijk om schuldvergelijking of compensatie toe te passen waardoor enkel de netto-vordering blijft openstaan.

• u kan in uw algemene voorwaarden stipuleren dat : “Partijen zich akkoord verklaren met het principe van netting (schuldvergelijking en compensatie) voorzien in de art. 14 en 15 van de Wet Financiële Zekerheden onder hoofdstuk VIII en hoofdstuk IX in het geval van een insolventieprocedure, beslag of enige andere vorm van samenloop”.
• de clausule dient schriftelijk en ter goeder trouw aangegaan te zijn in de offerte, overeenkomst of factuurvoorwaarden, dit wil zeggen dat deze wederzijdse vorderingen reeds bestonden ruim voor er sprake kan zijn van enige calamiteit.

De “opeisbaarheidsclausule” is wenselijk voor het geval u op regelmatige basis aan dezelfde klanten factureert en waarin u stipuleert dat indien de vervallen facturen onbetaald blijven ineens de niet-vervallen facturen van rechtswege en zonder dat ter zake een ingebrekestelling nodig is ook ineens opeisbaar worden.

De clausule van “eigendomsvoorbehoud” is een andere belangrijke voorwaarde die kan opgenomen worden in uw algemene voorwaarden. Dit houdt in dat bij niet volledige betaling van de facturen de eigendom van de geleverde goederen niet overgaat op de koper.
Ook deze  clausule is gebonden aan voorwaarden:

• de factuur dient te handelen over een koop- verkoopovereenkomst
• de koper moet kennis genomen hebben van het eigendomsvoorbehoud
• dit dient dan ook schriftelijk te zijn vastgelegd
• de onderliggende goederen moeten nog bepaalbaar of individualiseerbaar zijn

Het invoegen van bovenstaande clausules kan uw onderneming extra bescherming bieden bij wanbetaling of insolventie van uw medecontractant.

Het is niet de bedoeling u een volledig overzicht te geven van alle in uw algemene voorwaarden op te nemen clausules, wel om uw aandacht te vestigen op “het grote belang” van deze “achterzijde van uw factuur en bestelbon of offerte” en u te sensibiliseren om bij het lezen van dit artikel een meeting met uw financieel Abeka-adviseur in te plannen in uw agenda om deze voorwaarden te herbekijken, grondig te evalueren en zo nodig aan te passen.

Zoals in een vorig artikel geschreven helpt Abeka u ook bij het invorderen van dubieuze debiteuren.

Voor verdere info mag u ons steeds contacteren.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

U heeft wellicht een drukke periode achter de rug of U heeft goed van een vakantie kunnen genieten. Nu is het tijd om werk te maken van Uw dubieuze debiteuren.

Abeka wenst U bij deze aan te moedigen niet te wachten tot diezelfde dubieuze debiteuren eerst Uw concurrenten hebben betaald en voor U geen fondsen meer ter beschikking hebben. Als Abeka nemen wij voor onze klanten NU actie, en verliezen ook Uw kleine invorderingen niet uit het oog. Schrijf deze zeker niet zomaar af, want ook die kleine facturen betekenen extra brandstof voor Uw onderneming.

U hoeft niet te investeren om al Uw vorderingen in binnen- en buitenland te laten innen, gezien dit toch op een No Cure / No Pay – No Collection / No Fee basis gebeurt.

Neem een financiële voorsprong op Uw concurrenten! Weet U niet hoe er aan te beginnen, bel ons secretariaat en vraag naar Ils of Sabine en wij zullen er voor U, bij het begin van dit nieuwe jaar, een extra voordeel uithalen.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Bij deze fraude onderscheppen oplichters een factuur, veranderen het rekeningnummer en versturen de aangepaste factuur. Als u deze factuur betaalt, betaalt u dus de oplichters.

Hoe gaan oplichters te werk?

De facturen worden op verschillende manieren onderschept.

Eén methode is dat oplichters ze onderscheppen in het postcircuit, bv. uit de rode brievenbussen van bpost.
Facturen worden ook gestolen uit postkamers van bedrijven zelf of bij particulieren (uit brievenbussen of uit het papier op straat bestemd voor de vuilniswagen).

Het wijzigen van het rekeningnummer gebeurt op verschillende manieren.

Vaak wordt de originele factuur ingescand en worden de gegevens van de leverancier of verkoper met speciale software aangepast.
In andere gevallen voegen oplichters een brief bij die vermeldt dat het rekeningnummer is gewijzigd of kleven ze een sticker op de enveloppe of op de factuur “Opgelet, gewijzigd rekeningnummer”.
Daarna versturen ze de aangepaste factuur.

Oplichters proberen alle soorten facturen te onderscheppen: het gaat vooral om eenmalige betalingen van een groot bedrag. Uit de meldingen van factuurfraude die de Economische Inspectie in 2016 ontving, blijkt dat het over facturen van gemiddeld 12.000 euro ging, maar er zijn gevallen bekend van minder dan 1.000 euro tot facturen van enkele honderdduizenden euro.

Meer en meer is er ook sprake van digitale factuurfraude. De oplichters dringen vanop afstand binnen in het informaticasysteem van een leverancier en onderscheppen facturatiemails of passen het rekeningnummer aan. Met andere woorden, ook bij facturen die u elektronisch ontvangt, moet u op uw hoede zijn.

Wat kunt u doen om niet in de val te lopen?

Plaats uw rekeningnummer niet alleen op uw facturen, maar ook op uw bestelbonnen en op uw website zodat uw klanten het rekeningnummer kunnen nakijken.
Vraag uw klanten het rekeningnummer na te kijken alvorens te betalen.

Verstuur uw facturen niet enkel per brief maar ook per e-mail of via e-invoicing. Vraag uw klanten het rekeningnummer op de papieren en elektronische factuur te vergelijken.

Vermijd meldingen op uw enveloppen, zoals de naam of het logo van uw bedrijf. Gebruik bijvoorbeeld blanco enveloppes en geen vensteromslagen voor uw facturen. Vensteromslagen worden vooral professioneel gebruikt en trekken daarom snel de aandacht van oplichters.

Volg de betalingen van uw facturen nauwgezet op. Als de betaling van een klant achterwege blijft, neem dan snel contact op. In geval van factuurfraude kunt u nog andere uitgaande facturen verifiëren en eventueel tegenhouden.

Controleer de beveiliging van uw bedrijf en kantoor, zodat u interne fraude of diefstal kunt uitsluiten.

Verstuur niet alle facturen tegelijk en deponeer ze niet in brievenbussen op bedrijventerreinen die na de werkuren vaak verlaten zijn. Lever facturen (en zeker facturen met erg hoge bedragen) indien mogelijk rechtstreeks af bij het lokale postkantoor of deponeer ze zo kort mogelijk voor het uur dat de brievenbus gelicht wordt.

Zorg voor een goede en up-to-date antivirussoftware voor uw informaticasysteem om digitale factuurfraude te voorkomen.
 

Wat kunt u doen als u toch een vervalste factuur betaalde?

Als u een aanmaning of betalingsherinnering hebt gekregen, neem eerst eens contact op met de verkoper of leverancier. Misschien is er gewoon een vergissing in het spel en heeft hij onterecht een aanmaning gestuurd.

Is dat niet het geval, contacteer dan zo snel mogelijk de betrokken banken (uw bank en de bank van het rekeningnummer naar waar u hebt overgeschreven) om de fraude te melden. Uw bank zal aan de bank van het rekeningnummer van de oplichters vragen om het geld terug te storten. Deze bank zal ook de overschrijving trachten te blokkeren of zal de rekening blokkeren zodat geldafhalingen door de oplichters niet meer mogelijk zijn.

Meld het op meldpunt.belgie.be (optie “vervalste factuur”). Automatisch wordt uw melding doorgestuurd naar de politie en bpost zodat ze de melding ook kunnen onderzoeken. Overigens krijgt u aan het einde van uw melding meteen advies en informatie over welke stappen u nog kunt ondernemen en wie u daarbij kan helpen.

(Bron: FOD Economie)

Onze klanten vragen ons geregeld hoe lang ze bepaalde documenten moeten bijhouden.

De website van MERAK, de Belgische nummer één in externe archivering, geeft een goed overzicht van de wettelijke bewaartermijnen.

 
Boekhouddocumenten

Documenten inzake vennootschapsrecht

Fiscale documenten

Sociale documenten

Inzake BTW

Algemene rechtsvorderingen

Documenten van advocaten

Documenten van deskundigen

Faillissementswet

Douanewetgeving

Beheersvennootschappen

REACH (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction for Chemicals)

Een factuur beschrijft een specifieke schuld en is een uitnodiging om het verschuldigde te regelen. Betreft het een verplichte factuur volgens de BTW-code, dan moeten daarop alle gegevens betreffende de verkoper of de dienstverstrekker worden vermeld.

• Met de factuur kun U controleren, alvorens te betalen, of het aangerekende bedrag juist en billijk is.
  Inderdaad, komt het overeen met het bestek dat vóór de werken werd opgemaakt? Komt het BTW-tarief overeen met het tarief waarop U recht hebt?
• Ze is een aankoopbewijs voor de consument, ingeval op voorhand geen bestek of geen bestelbon werd opgemaakt, of ingeval gerechtelijke stappen worden ondernomen,….

Een factuur of een bewijsdocument mag altijd worden gevraagd, hoewel ze niet altijd noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld, wanneer een ander betalingsbewijs, zoals het kasticket, volstaat (aankoop van een krant, boodschappen in de supermarkt,…)

De factuur is daarentegen wel verplicht:

• indien een goed of een dienst wordt gekocht voor beroepsdoeleinden;
• in het kader van de BTW-wetgeving, indien goederen en diensten worden aangekocht voor privé-gebruik, zoals onder meer:
  • de verkoop, het onderhoud en de herstellingen van een auto of een moto (vanaf 62 euro, BTW inbegrepen);
  • de aannemingswerken in de bouwsector;
  • aankopen in groothandelszaken;
  • verkoop op afbetaling.

(Bron: mineco.fgov.be)

Vele van onze klanten zijn er nog steeds ten onrechte van overtuigd dat alle uitgaven en lasten waarvoor zij een factuur voorleggen aftrekbare kosten zijn. Steeds echter moeten de in artikel 49 WIB92 vermelde voorwaarden worden nageleefd. Het is de belastingplichtige, die de bewijslast draagt !!!! Het bedrijfsmatig karakter is niet bewezen wanneer de facturen vaag zijn en de prestaties niet kunnen worden gestaafd of de investeringen niet kunnen worden getoond. Een factuur met als omschrijving “ voor geleverde diensten “ riskeert niet alleen het recht op aftrek van BTW te verliezen maar eveneens het risico te lopen dat de totale kost fiscaal verworpen wordt. Daarom is een zeer grondige omschrijving op de factuur van de aard, het aantal stuks, en de bedragen een zeer belangrijke punt. Men moet er tevens van uitgaan dat de gefactureerde uitgaven enkel aftrekbaar zijn als zij overeenstemmen met beroepsmatige behoeften en tot doel hebben inkomsten te verwerven of te behouden.

Maar dit is niet alles!!!!!

Wij ondervinden bij controles aan den lijve dat het ontbreken van één enkel element, zoals het woord “Factuur”, een factuurnummer of de datum, een verkeerde benaming of adres van de belastingplichtige, het BTW-nummer of het niet uitsplitsen van het BTW-tarief aanleiding geeft tot het verwerpen van de factuur.

Zelf stellen we vast dat de belastingplichtige zeer slordig omspringt met de wettelijke bepalingen. De uiteindelijke afrekening wordt echter enkel en uitsluitend aangeboden aan de belastingplichtige….

Als u een verkoopfactuur maakt waarop gegevens onvolledig zijn of ontbreken, dan kan U een boete aangerekend worden van 50 euro per niet correcte factuur (ook al betreft het steeds dezelfde fout). Is de omschrijving echter zeer vaag, zodat de controleur Uw omzetcijfer en winstmarge (en dit kan per factuur geïnterpreteerd worden…) niet kan berekenen, dan kan dit aanleiding geven tot een omzetverhoging.

Als u een verkoopfactuur ontvangt let dan ook zeer goed op dat deze factuur volgens de regels der kunst werd gemaakt. Uiteindelijk dreigt het gevaar dat de uitgave zal verworpen worden, en dit achteraf gaan verhalen op Uw leverancier is een utopie….

In de navolgende link heb ik getracht een zo grondig mogelijk overzicht te geven van alle bepalingen, adviezen & tips welke de factuur aanbelangen.

Ik ga er dus ook van uit dat U als klant de nodige verantwoordelijkheid neemt om dit overzicht grondig door te nemen Dit zal U en ook ons veel narigheden besparen bij een latere controle.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)