Er is al heel wat te doen geweest inzake de forfaitaire onkostenvergoeding die vennootschappen aan hun bedrijfsleiders (zaakvoerders, bestuurders van vennootschappen) kunnen toekennen.
Sinds de Vlaamse regering in 2003 besliste dat inspecteurs van het ministerie van Financiën die gedetacheerd werden naar het Vlaams Gewest een forfaitaire onkostenvergoeding kregen van 210 euro per maand werd het niet meer dan aannemelijk dat ook bedrijfsleiders een onkostenvergoeding mochten krijgen.
Met een forfaitaire onkostenvergoeding wordt bedoeld dat de vennootschap u dus een vast bedrag per maand terugbetaald als kosten eigen aan de vennootschap en waarvoor u dus geen bonnetjes, facturen, ticketten moet voorleggen. De kosten kunnen bijvoorbeeld zijn: parkingkosten, openbaar vervoer, traktaties aan klanten, kleine aankopen bureelmateriaal, een vergoeding voor maaltijden tijdens dienstreizen, de telefoon thuis, internet thuis, car wash, vergoeding kantoorkosten in de privé-woning, representatievergoedingen (geschenken, receptiekosten thuis), …
De grootte van deze onkostenvergoeding is echter niet voor iedereen hetzelfde en moet minstens redelijk zijn, dus is deze onkostenvergoeding functiegebonden.
Andere voorwaarden door de Rulingcommissie vooropgesteld zijn:
- de werkgever dient aan te tonen welke werknemers een vergoeding krijgen,
- waar door de fiscus kan aangetoond worden dat het autokosten of representatiekosten betreft, dient de aftrekbaarheid beperkt te worden,
- wordt aangetoond dat de kosten vergoedingen voor maaltijden betreffen, dan kunnen geen maaltijdcheques worden uitgereikt.
De vennootschap moet kunnen aantonen dat het beroepsmatige kosten zijn (art.49 WIB 1992). Vanaf dat moment is het een aftrekbare kost voor de vennootschap.
Wat betreft de niet-belastbaarheid van de vergoeding bij de bedrijfsleider antwoordde de Minister op een parlementaire vraag dat dergelijke vergoedingen niet belastbaar zijn als de werkgever kan bewijzen dat:
- de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn
- dat de vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed is
De administratieve commentaar op het W.I.B. 1992 stelt tevens dat forfaitaire vergoedingen bepaald dienen te zijn overeenkomstig bepaalde normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.
Deze kosten eigen aan de werkgever dienen verantwoord te worden door individuele fiches en samenvattende opgaven (“JA-ernstige normen”). Dit kan gebeuren via uw loonsecretariaat.
Laten wij er tevens nog eens op wijzen dat onkostenvergoedingen buiten de BTW vallen.
Ons advies
Wij kunnen er in komen dat uw vennootschap u een onkostenvergoeding toekent. Wij stelden hierboven dat de onkostenvergoeding redelijk moet zijn. We concluderen dus ook dat als de overheid 210 euro aan haar personeel mag toekennen dat de Staat dit ook bepaald heeft op een ernstige wijze. Dus 210 euro is redelijk. Van een bedrijfsleider mogen we immers ook aannemen dat hij zeker niet minder kosten zal hebben, integendeel zelfs.
Let wel op, het argument dat ambtenaren van het AOIF deze onkostenvergoeding ook krijgen is geen goed argument. U moet kunnen aantonen dat u die kosten maakt voor uw bedrijf. Als u alle parkingkosten en car-wash kosten ook nog eens in uw vennootschap inbrengt dan kan je moeilijk beweren dat die 210 euro juist die kosten dekken!!
Zorg ook voor een vast maandelijks bedrag. Forfaitaire kosten wil zeggen op jaarbasis, het is dus een gemiddelde. Het doet er dus niet toe of je enkele dagen op reis bent geweest of ziek was.
Bij langdurige afwezigheid of gedeeltelijke tewerkstelling dienen deze kosten proportioneel herleid te worden.
Verwittig betrokkene steeds dat wanneer zij hun werkelijke kosten bewijzen zij deze onkostenvergoeding in mindering dienen te brengen.
Overdrijf nooit !!!!!!
Ook voor buitenlandse kosten bestaat een forfaitaire vergoeding op dagbasis. u vindt deze ook op onze website terug.
Praktische werkwijze voor onze klanten
Leg eerst voor uzelf eens een dossiertje aan over welke kosten en bedragen het zou kunnen gaan. Als u een redelijke verantwoording kan geven, is het de fiscus die het tegendeel moet bewijzen.
Indien u overtuigd bent dat u juist zit, geef dan de maandelijkse kosten door aan uw sociaal secretariaat en neem hiervoor eenzelfde maandelijks bedrag. U vraagt aan het sociale secretariaat deze kosten op te nemen onder “kosten eigen aan de werkgever”.
Bericht ons welke bedrag u hebt doorgegeven aan het sociaal secretariaat en bezorg ons tevens het lijstje, zodat wij bij een controle gepast kunnen reageren.
(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)