Het niet bijhouden van een afwijkingsregister heeft zware gevolgen!!
Wij stellen vast dat er de laatste tijd heel wat controles gebeuren op de uurroosters van deeltijdse medewerkers.
Wanneer wijkt de werknemer af van zijn uurrooster?
- werkt op andere uren dan voorzien
- werkt tijdens zijn pauze
- werkt op andere dagen dan vermeld in het uurrooster
In praktijk komen er dus heel wat afwijkingen voor. Iedere afwijking, per werknemer, moet vermeld worden in een afwijkingsregister. Het is dus van groot belang om een afwijkingsregister in uw onderneming te hebben. Een voorbeeld van een afwijkingsregister, opgesteld volgens een vast model met verschillende verplichte gegevens, vindt u in onderstaande link.
De controledocumenten moeten zich op een gemakkelijk toegankelijke plaats bevinden, zodat de inspectie ze op elk ogenblik kan controleren. Bovendien geldt een specifieke bewaringsplicht: de documenten moet u, vanaf de inschrijving van de laatste vermelding, gedurende een periode van vijf jaar bewaren, tot het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin die laatste inschrijving is gebeurd.
SANCTIE:
De deeltijdse werknemers worden vermoed voltijds tewerkgesteld te zijn geweest (achterstallige RSZ-bijdragen dienen betaald te worden).
Strafsancties zijn mogelijk.
De wet heeft echter vastgelegd dat het om een weerlegbaar vermoeden gaat, maar onze ervaring leert ons dat men dan reeds de rechter dient te overtuigen …
Waar op letten bij het tewerkstellen van deeltijdse werknemers?
- de deeltijdse werkt op vaste uren:
- uurrooster vastleggen in de arbeidsovereenkomst
- indien uurrooster wijzigt, dient men een bijlage bij het arbeidscontract te voegen
- de deeltijdse werkt op wisselende uren:
- een deeltijdse werkt bv. 30 uur per week, maar telkens op andere dagen en uren
- het uurrooster dient minstens 5 dagen vooraf uitgehangen te worden op de werkplaats (of bv. via mail indien dit voorzien is in de CAO of het arbeidsreglement).
- alle mogelijke uuroosters dienen steeds in het arbeidsreglement opgenomen te worden.
- de deeltijdse werkt op andere uren of blijft langer door werken:
- zoals hierboven beschreven, dient u dit alles te noteren in een afwijkingsregister.
(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)