Een werkgever kan een werknemer en een vennootschap kan zijn bedrijfsleider, die hun eigen voertuig gebruiken voor dienstverplaatsingen, vergoeden door:
Terugbetaling van het juiste bedrag:
Dit aan de hand van stukken die uw werknemer u voorlegt, zoals kastickets en facturen. Het is niet steeds evident om de hoogte van deze kosten te bepalen.
Bij een eventuele controle dient men deze kosten te bewijzen. In het geval u als werkgever meer betaalt dan de werkelijke kosten, dan wordt de overschrijding als loon gekwalificeerd, met als gevolg dat er RSZ-bijdragen en belastingen verschuldigd zijn.
Terugbetaling van een forfaitair bedrag
Voor de terugbetaling van kosten heeft u tevens de mogelijkheid om op regelmatige basis (bijvoorbeeld maandelijks met de uitbetaling van de lonen) een forfaitair bedrag terug te betalen. Dergelijk forfaitair bedrag kunt u zelf samenstellen. Wij wijzen u er op dat dit forfait moet overeenkomen met de werkelijke kosten. Indien u meer zou terugbetalen dan de reële kosten, wordt de overschrijding als loon gekwalificeerd.
De overheid heeft echter voor zijn ambtenaren ook een forfaitair bedrag vastgelegd voor de terugbetaling van de kosten die verband houden met het gebruik van de eigen wagen voor beroepsdoeleinden. Dit forfaitair bedrag is tevens van toepassing in de privésector.
Indien u deze forfaitaire kilometervergoeding hanteert, moet u de werkelijke kosten niet bewijzen. In het geval de werkelijke kosten dus minder bedragen dan het forfaitair bedrag loopt u geen risico dat er een herkwalificatie als loon aan te pas komt.
Dit forfaitair bedrag wordt jaarlijks op 1 juli aangepast.
Voor de periode 1/07/2016 – 30/06/2017 bedraagt het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding 0,3363 EUR per kilometer. Er vond dus een daling van dit bedrag plaats.
Deze kilometervergoeding is zowel van toepassing voor werknemers als voor zaakvoerders en bestuurders.
Hoe belastbaar bij de genieter?
De terugbetaalde kosten die de werknemer/bedrijfsleider privatief betaalt, maar ten laste zijn van de werkgever/vennootschap, hebben een beroepsmatig karakter.
Om die reden zijn ze niet belastbaar (kostenvergoedend) bij de genieter.
In welke mate aftrekbaar? Daarvoor geldt de zgn. 30/70-regel. Van de betaalde vergoeding slaat 30% op brandstof, die voor 75% aftrekbaar is. De overige 70% dekt dan alle andere autokosten en is aftrekbaar naargelang van de CO2-uitstoot van de auto.
Een overzicht van de kilometervergoeding (ongeacht het vermogen van het voertuig) van de voorbije jaren vindt u in onderstaande tabel.
(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)
