De agenda wordt opgesteld door diegene die de algemene vergadering bijeenroept, meestal is dit de zaakvoerder of de raad van bestuur.

De commissaris mag nu ook de algemene vergadering bijeenroepen in bijzondere omstandigheden.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Het is belangrijk dat de agenda duidelijk en nauwkeurig alle te bespreken punten aangeeft. De vergadering mag beraadslagen over alle punten die in de agenda staan.
Over een punt dat niet op de agenda voorkomt, kan geen geldige beslissing genomen worden, tenzij alle aandeelhouders/vennoten aanwezig zijn en allen ermee instemmen om over dit bepaald punt te beraadslagen en te beslissen.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

• De aandeelhouders
  Al die eigenaar zijn van één of meer aandelen. Iemand die aandelen in pand heeft gegeven blijft gerechtigd om de algemene vergadering bij te wonen en te stemmen.
• De vertegenwoordiging van aandeelhouders
  De aandeelhouders mogen zich laten vertegenwoordigen door iemand anders, die bij volmacht hun stem kan uitbrengen.
• Bestuurders, zaakvoerders en commissarissen
  Zowel de Raad van Bestuur, de zaakvoerders als de commissaris-revisor zijn verplicht om de algemene vergadering bij te wonen.
  Art. 540 van het Wetboek der Vennootschappen bepaalt voor de NV uitdrukkelijk dat de bestuurders het recht hebben niet te antwoorden op vragen die hen door de aandeelhouder worden gesteld m.b.t. het jaarverslag of de agendapunten, voorzover de mededeling van gegevens of feiten ernstig nadeel zou berokkenen aan de vennootschap, de aandeelhouders of het personeel van de vennootschap
• Derden
  Derden kunnen zowel advocaten als raadgevers van de aandeelhouders of het bestuur zijn. Zij mogen allen bij de algemene vergadering aanwezig zijn indien de vergadering zelf hen daartoe machtigt door een meerderheidsbeslissing.
  Indien de vennootschap geen commissaris heeft aangesteld, de aandeelhouder zich mag laten bijstaan door een accountant en zelf over een onderzoek – en controlerecht beschikt.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

15 Dagen voor de jaarvergadering mogen de aandeelhouders/vennoten op de zetel van de vennootschap kennis nemen van:

• De jaarrekening
• De lijst van openbare fondsen en aandelen
• Het jaarverslag
• Het verslag van de commissaris(sen)
• Voor de NV, Commanditaire vennootschap op aandelen en BVBA de lijst van aandeelhouders die hun aandelen niet hebben volstort.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekouder-fiscalist BIBF 301 85 790)