Tot voor kort moesten winkeliers alle verkopen, waarvoor zij geen facturen opstellen, dagelijks noteren in een vastbladig “dagontvangstenboek”, dat verplicht op papier met de hand moest worden bijgehouden.

Door gebruik te maken van een modern kassasysteem plakken veel kleinhandelaars hun afdrukken in het dagontvangstenboek.

Heden zijn de specifieke modaliteiten, waaraan zo’n elektronisch dagontvangstenboek best voldoet, door de BTW-administratie gepubliceerd op Fisconet (“BTW”, “Beslissingen”, beslissing nr. ET 112.577). Op het einde van het artikel vindt u een link met de integrale tekst.

1. Principe

Verkoopt u aan particulieren, dan hoeft u in principe geen factuur uit te reiken, maar het mag wel. Geeft u geen factuur, dan moet u in principe uw verkopen dagelijks inschrijven in uw dagboek van ontvangsten.

2. Voorafgaande opmerking

Met het houden van een boek op digitale wijze wordt uiteraard het onmiddellijk aanmaken van dat boek op een digitaal medium beoogd en in geen enkel geval het scannen van een boek dat op papier werd gehouden.

3. Voornaamste verplichtingen

1. Het dagboek van ontvangsten en de dubbels van de rekeningen of van de ontvangstbewijzen dienen zich (per bedrijfszetel) op de bedrijfszetel te bevinden tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het genoemd dagboek werd afgesloten. Indien het dagboek van ontvangsten op elektronische wijze wordt gehouden, dient het binnen voornoemde periode elektronisch toegankelijk te zijn op de bedrijfszetel.
   Het dagboek van ontvangsten mag zich dus nooit, zelfs niet tijdens de BTW-periode, bij de boekhouder bevinden.
   Het dagboek van ontvangsten is verplicht dagelijks bij te houden. Elke niet ingeschreven dagontvangst is een overtreding. Dit wil zeggen: vijf dagen niet ingeschreven, dan is er vijf maal een boete te voorzien.

2. Indien er meerdere bedrijfszetels zijn, dan is een centralisatieboek noodzakelijk.

3. De controlerende ambtenaar kan de voorlegging vragen van dit digitaal dagboek van ontvangsten op het fiscaal domicilie van de belastingplichtige gedurende de periode waarin genoemd dagboek zich verplicht moet bevinden op de bedrijfszetel van de belastingplichtige (m.a.w. gedurende de periode waarop het betrekking heeft en de drie maanden die volgen op de datum van afsluiting ervan.)

4. Beveiliging. De voornaamste bijkomende verplichting is dat het digitale bestand beveiligd moet worden met een “geavanceerde digitale handtekening van het type 2”. Hoe dat concreet moet gebeuren, is nog niet helemaal duidelijk, maar een gewone Excelsheet zal niet volstaan als elektronisch dagontvangstenboek!!!
   

5. Opgelet! Heeft u een vergissing begaan, dan kunt u die nog wel corrigeren, maar enkel door een nieuwe, afzonderlijke (en deze keer correcte) inschrijving op de dag waarop u uw vergissing heeft ingezien met een verwijzing naar de inschrijving die u wilt wijzigen.

6. Het dagboek van ontvangsten, ongeacht of het wordt gehouden op papier of op een digitale wijze, dient de handelingen op te nemen verricht tjidens een periode van 12 maanden.
   In het geval het dagboek van ontvangsten op digitale wijze wordt gehouden, is het derhalve in principe noodzakelijk om op het einde van de periode van 12 maanden een nieuw digitaal dagboek van ontvangsten te creëren voor het inschrijven tijdens de daaropvolgende 12 maanden van de verrichtingen die door dit dagboek worden beoogd. Indien de belastingplichtige het geheel van de dagelijkse financiële rapporten bewaart in een afzonderlijk bestand dat aldus het dagboek van ontvangsten uitmaakt, moet in principe een nieuw afzonderlijk bestand, bestemd voor het bewaren van de financiële rapporten voor de volgende 12 maanden, worden aangemaakt op het einde van de periode van 12 maanden.

7. Krachtens artikel 60, §1, van het BTW-Wetboek, moeten de dagboeken van ontvangsten alsmede de centralisatieboeken worden bewaard door de personen die ze hebben gehouden, gedurende 7 jaar te rekenen vanaf de 1e januari van het jaar volgend op hun sluiting.

8. We willen hier formeel benadrukken dat het BTW-dagontvangstenboek geen financieel dagboek is dat betrekking heeft op de contante betalingen. Alle verkopen aan particulieren, ook diegenen die niet cash hebben betaald, moeten hierin vermeld worden (behalve als aan particulieren facturen uitgereikt worden).

Besluit:

De strengere controle op het dagontvangstenboek en verantwoordingsstukken (bestelbons, kassatickets, BTW-bonnetjes) is voor ons als accountant zeer vervelend, omdat de correcte toepassing volledig bij u als klant berust. Het totaal van de dagelijkse kassa dient u per BTW-tarief voor die dag in te schrijven in uw ontvangstenboek!!!
Vergeet ook nooit dat verkopen boven de 250 euro inclusief BTW afzonderlijk moeten worden ingeschreven met vermelding van de aard van de verkochte goederen.

Volgens ons brengt elke digitalisering strengere verplichtingen, bijkomende kennis, alsook belangrijke kosten voor de belastingplichtige mee. Vergeet ook niet dat elke digitalisering sporen nalaat op uw computer, wat u willens nillens zuur kan opbreken.

Website Fisconet

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Wilt u inzicht in uw Nederlandse leveranciers, klanten en concurrenten om het risico bij het zakendoen te verminderen, maak dan gebruik van uittreksels, jaarrekeningen, concernrelaties, bedrijfsprofiel en historiek uit het Handelsregister Online.

Indien u wenst, kunnen wij voor u de gewenste opvraging doen. U kan ook steeds terecht op onderstaande betalende site.

Website Handelsregister Nederland

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Een werkgever kan een werknemer die zijn eigen voertuig gebruikt voor dienstverplaatsingen vergoeden door:

Terugbetaling van het juiste bedrag:

Dit aan de hand van stukken die uw werknemer u voorlegt, zoals kastickets en facturen. Het is niet steeds evident om de hoogte van deze kosten te bepalen.
Bij een eventuele controle dient men deze kosten te bewijzen. In het geval u als werkgever meer betaalt dan de werkelijke kosten, dan wordt de overschrijding als loon gekwalificeerd, met als gevolg dat er RSZ-bijdragen en belastingen verschuldigd zijn.
Terugbetaling van een forfaitair bedrag

Voor de terugbetaling van kosten heeft u tevens de mogelijkheid om op regelmatige basis (bijvoorbeeld maandelijks met de uitbetaling van de lonen) een forfaitair bedrag terug te betalen. Dergelijk forfaitair bedrag kunt u zelf samenstellen. Wij wijzen u er op dat dit forfait moet overeenkomen met de werkelijke kosten. Indien u meer zou terugbetalen dan de reële kosten, wordt de overschrijding als loon gekwalificeerd.

De overheid heeft echter voor zijn ambtenaren een forfaitair bedrag vastgelegd voor de terugbetaling van de kosten die verband houden met het gebruik van de eigen wagen voor beroepsdoeleinden.
Dit forfaitair bedrag is tevens van toepassing in de privésector.
Indien u dit forfaitair bedrag hanteert, moet u de werkelijke kosten niet bewijzen. In het geval de werkelijke kosten dus minder bedragen dan het forfaitair bedrag loopt u geen risico dat er een herkwalificatie als loon aan te pas komt.

Dit forfaitair bedrag wordt jaarlijks op 1 juli aangepast.
Vanaf 1 juli 2014 bedraagt het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding 0,3468 EUR per kilometer.

Dit is ook van toepassing voor zaakvoerders en bestuurders.

In welke mate aftrekbaar? Daarvoor geldt de zgn. 30/70-regel. Van de betaalde vergoeding slaat 30% op brandstof, die voor 75% aftrekbaar is. De overige 70% dekt dan alle andere autokosten en is aftrekbaar voor 50% à 90%, naargelang van de CO2-uitstoot van de auto.

Een overzicht van de kilometervergoeding (ongeacht het vermogen van het voertuig) van de voorbije jaren vindt u in onderstaande tabel.

Tabel kilometervergoeding

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Sinds 1 juni 2011 zijn de dagvergoedingen (die niet jaarlijks geïndexeerd worden) verhoogd.

Voor kortstondige verblijven in het buitenland kunnen werknemers/bedrijfsleiders van een forfaitaire verblijfsvergoeding genieten. Zo een systeem bestaat eigenlijk ook voor dienstreizen in België.

Werknemers/bedrijfsleiders die regelmatig onderweg zijn in opdracht voor hun zaak kunnen hiervoor vergoed worden met een forfaitaire dagvergoeding. De Administratie gaat ervan uit dat de werknemer/bedrijfsleider wel 5 uur onderweg moet zijn om hiervan te genieten. De middag moet in die 5 uur dan wel begrepen zijn.

Men moet echter wel een zeer degelijke verantwoording kunnen voorleggen. Kent men dergelijke vergoedingen toe, dan kan men best in een agenda aantonen naar waar, naar wie en hoelang de werknemer/bedrijfsleider weg was.

Onze tabel die deze vergoeding aangeeft, werd heden aangepast.

Deze regeling geldt enkel voor vennootschappen en niet voor eenmanszaken.

Gevolgen op fiscaal vlak:

De forfaitaire vergoedingen, die de werkgever toekent als terugbetaling van verblijfskosten gemaakt door een werknemer tijdens zijn beroepsverplaatsingen, zijn niet belastbaar voor de werknemer.
Voor de vennootschap is die vergoeding voor 100% aftrekbaar. Het zijn geen ‘gewone’ restaurantkosten in de fiscale zin van het woord en dus hoeft de aftrek ervan niet beperkt te worden.

Gevolgen op sociaal vlak:

In zijn instructies van het 3de kwartaal 2010 vermeldt de RSZ een lijst van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, alsook de bedragen en de voorwaarden waarin zij mogen worden toegepast. De RSZ aanvaardt vandaag 30 euro voor een overnachting.

Dit bedrag wordt beperkt tot de dagen waarop de werknemer moet blijven logeren in de omgeving van een werf of van een werkplek wanneer het omwille van de afstand voor hem niet redelijk is naar huis te keren. Dit bedrag dekt de kosten van avondmaal, overnachting en ontbijt.

Wanneer de werknemer niet blijft logeren, aanvaardt de RSZ de toekenning van volgende bedragen:

• een baanvergoeding van 8 EUR;
• een vergoeding van 6 EUR voor maaltijdkosten wanneer de werknemer geen eten kan meenemen. Die maaltijdvergoeding kan niet worden toegekend wanneer de werknemer maaltijdcheques met een patronale tegemoetkoming krijgt.

Verder legt de RSZ de volgende voorwaarden op en preciseert bovendien:

• de vergoedingen voor verblijfskosten gelden slechts voor niet-sedentaire werknemers. Met niet-sedentair bedoelt de RSZ de werknemer die zich in de loop van de dag moet verplaatsen en dus niet kan beschikken over de sanitaire installaties van de werkgever of van een filiaal van hem (bijvoorbeeld: toiletten, stortbaden, eetzaal). De werknemer moet dus privé-accommodatie gebruiken;
• de niet-sedentaire werknemer moet meer dan 4 uur op een dag op de baan zijn;
• er mag geen onderscheid worden gemaakt tussen de hiërarchische niveaus (zoals in de fiscaliteit);
• de werknemers die één of meer opeenvolgende dagen op dezelfde plaats werken (bijvoorbeeld op een werf) of bij dezelfde opdrachtgever, hebben niet de hoedanigheid van niet-sedentaire werknemer. De RSZ stelt dat die plaats de plaats van tewerkstelling wordt en dat de werknemer er gebruik kan maken van de sanitaire installaties (tenzij het tegengestelde kan worden aangetoond). Alleen in dat geval kan er gedacht worden aan de toekenning van maaltijdcheques.

Spijtig uiteraard dat men alles zo ingewikkeld maakt…

Die vergoeding is in principe ook combineerbaar met andere onkostenvergoedingen:

Met een gewone forfaitaire onkostenvergoeding:

De binnenlandse dagvergoeding betreft een terugbetaling van maaltijdkosten en uw forfaitaire algemene onkostenvergoeding dekt mogelijks andere kosten, zoals kleine uitgaven onderweg, nutsvoorziening voor uw bureau thuis, e.d.

Met de terugbetaling van werkelijke kosten:

Dit kan op voorwaarde uiteraard dat de werkelijke kosten die u laat terugbetalen niet slaan op het restaurantbonnetje van de dag waarop u een binnenlandse dagvergoeding opneemt…
Wat als u al maaltijdcheques heeft?

Men kan deze onkostenvergoeding nog wel combineren, maar men moet wel rekening houden met het feit dat het totale bedrag voor die dag “forfaitaire dagvergoeding + maaltijdcheques” niet méér bedraagt dan de maximale uit te betalen dagvergoeding.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Het is heel belangrijk om goede algemene voorwaarden te hebben! Het is echter nog belangrijker om deze tijdig en goed kenbaar te maken aan Uw klanten. Daarom kan U best Uw algemene voorwaarden gebruiken op Uw offertes, bestekken, leveringsbonnen, …. op hoe meer documenten hoe beter!!!

Veel klanten vragen ons of het mogelijk is dat zij gewoon vermelden dat hun verkoopsvoorwaarden ter inzage liggen of op hun website terug te vinden zijn. Wij adviseren hierover altijd negatief.

Neem ook niet de gewoonte om de algemene voorwaarden van een andere leverancier “klakkeloos” over te nemen. Elk beroep of activiteit heeft zijn eigen specifieke zaken. Geregeld hebben wij met onze klanten specifieke verkoopsvoorwaarden uitgewerkt. Wij kunnen U hierover adviseren, ga dus niet snel iets schrijven.

Een goed overzicht van veel gestelde vragen over de algemene voorwaarden vonden we onder volgende link, welke wij U dan ook aanraden door te nemen.

Website B-FAK

Auteur: Georges Bauwens: erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790

De strijd van de vzw ‘Ligue des Droits de l’Homme’ is tevergeefs geweest. Door een arrest van het Grondwettelijk hof (nr 6/2013 van 14/02/2013) heeft de fiscus voortaan toegang tot uw bankrekeningen.

De voorwaarden zijn:

• het onderzoek zal moeten worden uitgevoerd door een voldoende gekwalificeerde ambtenaar
• voorafgaand zal de directeur eerst toestemming moeten geven
• de fiscus kan de gevraagde informatie pas bij de financiële instelling opvragen indien er al een voldoende ruim onderzoek is gevoerd en er een duidelijk vermoeden is dat nuttige gegevens verborgen worden gehouden.

De aanwijzingen hoeven dus niet bewezen te worden maar ze kunnen niet langer berusten op vage en losse veronderstellingen.

Aanwijzingen kunnen zijn:

• het bezit van een niet aangegeven bankrekening in het buitenland
• grote verschillen tussen de uiterlijke tekenen van welstand en de aangegeven inkomsten
• aankopen zonder factuur
• zwartwerk
• verschillen tussen 2 exemplaren van een zelfde factuur
• niet verantwoorde verschillen tussen de loonopgaven en de geboekte lonen, etc
• deze lijst is nog onvolledig en nieuwe inzichten, technieken en vaststellingen kunnen tot gevolg hebben dat deze lijst verder wordt aangevuld.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Let ook op dat de begiftigde later nooit in één of andere akte melding maakt van de handgift. Anders zijn hierop schenkingsrechten verschuldigd.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Na het schrijven van ons vorig artikel inzake de noodzaak voor de overnemer om een fiscaal certificaat BTW en Directe Belastingen te eisen bij overname van een handelszaak constateerden we dat dit ook zo moet voor de RSZ en de sociale verzekeringskas (dit laatste enkel bij overdracht van een eenmanszaak naar een vennootschap).
Dit betekent dat je nu al 4 attesten moet aanvragen!!! Ons vorig artikel werd dan ook op de website vervolledigd.

In navolging van de regeling op het vlak van Inkomstenbelastingen en BTW hebben ook de sociale verzekeringsfondsen voor zelfstandigen zich gewapend tegen personen die zich via de verkoop van bedrijfsgoederen onvermogend zouden willen maken.

Vanaf 1 januari 2006 zijn de overdracht van bedrijfsgoederen alsook de vestiging van een vruchtgebruik op deze goederen slechts tegenstelbaar aan de inninginstelling van de sociale bijdragen voor zelfstandigen na verloop van de maand die volgt op de maand waarin een eensluidend verklaard afschrift of een door de contractpartijen voor volledig, echt en waar verklaard afschrift ter kennis is gebracht aan de inninginstelling.

De overnemer is bovendien hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de schuldvorderingen verschuldigd door de verkoper aan het sociaal verzekeringsfonds na verloop van de voormelde termijn, tot beloop van het bedrag dat reeds door de koper werd betaald voor de afloop van de voornoemde termijn.

Aan het tegenstelbaarheidsprincipe en de hoofdelijke aansprakelijkheid kan ontsnapt worden wanneer de overdrager bij de akte van overdracht een certificaat toevoegt vanwege het sociale verzekeringsfonds waaruit blijkt dat er geen openstaande schulden zijn.

Het certificaat moet zijn opgemaakt binnen dertig dagen die de kennisgeving van de overeenkomst voorafgaan. Het sociaal verzekeringsfonds dient het certificaat uit te reiken of te weigeren binnen een termijn van dertig dagen na de indiening van de vraag van de overdrager. Een weigering tot afgifte is enkel mogelijk indien de overdrager op de dag van de aanvraag een zekere en vaststaande schuld heeft ten aanzien van de instelling of indien de aanvraag van de overdrager ingediend is na de aankondiging van of tijdens een controle door een sociale inspecteur.

Er is ook een verplichte kennisgeving aan de RSZ van elke overdracht, in eigendom of in vruchtgebruik, van een geheel van goederen, samengesteld uit onder meer elementen die het behoud van cliënteel mogelijk maken, die voor de uitoefening van een vrij beroep, ambt, post of een industrieel, handels- of landbouwbedrijf worden aangewend.

Zolang deze kennisgeving niet gebeurt en tot 30 dagen na deze kennisgeving, is de overdracht niet tegenstelbaar aan de RSZ. De RSZ hoeft er dus geen rekening mee te houden. Meer nog, indien in het kader van deze overname en voorafgaandelijk de verplichte kennisgeving, reeds bepaalde betalingen zouden gebeurd zijn, dan zal de overnemer, tot beloop van dit bedrag, hoofdelijk aansprakelijk worden voor de betaling van de sociale schulden van de overlater. Daarom ook moet voorafgaandelijk bij de RSZ een certificaat aangevraagd worden. De RSZ zal het certificaat weigeren indien op de dag van de aanvraag de overdrager een zekere en vaststaande schuld heeft t.o.v. de RSZ of indien een sociale inspectie werd aangekondigd.

Normaal wordt het certificaat afgeleverd binnen de 30 dagen.

Vergeet niet nadien dit certificaat samen met de akte van overdracht ter kennis te brengen aan de RSZ, waardoor de overdracht onmiddellijk tegenstelbaar wordt.

Aanvraag certificaat RSZ

Aanvraag certificaat sociale verzekeringskas

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

De handgift is een fiscale techniek om roerende goederen vrij van schenkingsrechten aan de erfgenamen over te dragen.

De handgift heeft niet de bedoeling om bepaalde erfgenamen te bevoordelen of te onterven. Elke schenking wordt immers aanzien als een voorschot op zijn of haar erfdeel en worden later bij het overlijden terug in rekening gebracht.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Sinds 1 januari 2005 wordt de garantieperiode naar particulieren uitgebreid naar minimum twee jaar. (zie Koopwet) Bepaal daarom steeds duidelijk o.a. in de verkoopsvoorwaarden dat “de klant een eventueel defect dient te melden binnen de twee maand na het ontstaan van dit euvel, zoniet vervallen alle rechten terzake.”

Doet U dit niet, dan loopt U het risico dat de twee jaar langer duren….

Laten wij nog eens duidelijk vermelden dat dankzij deze nieuwe koopwet een consument gedurende de eerste twee jaar een nieuw product kan eisen, zonder verdere kosten, als dit product defect geraakt.

Inzake de Koopwet vonden wij een zeer goed artikel op de website van advocatenkantoor Elfri De Neve, dat wij hierna publiceren. Er toch nog aan op wijzen dat deze website belangrijke andere juridische informatie biedt.

Website Advocatenkantoor Elfri De Neve

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)