U bent misschien slachtoffer van een vervalste factuur.
Bij deze fraude onderscheppen oplichters een factuur, veranderen het rekeningnummer en versturen de aangepaste factuur. Als u deze factuur betaalt, betaalt u dus de oplichters.
Hoe gaan oplichters te werk?
De facturen worden op verschillende manieren onderschept.
Eén methode is dat oplichters ze onderscheppen in het postcircuit, bv. uit de rode brievenbussen van bpost.
Facturen worden ook gestolen uit postkamers van bedrijven zelf of bij particulieren (uit brievenbussen of uit het papier op straat bestemd voor de vuilniswagen).
Het wijzigen van het rekeningnummer gebeurt op verschillende manieren.
Vaak wordt de originele factuur ingescand en worden de gegevens van de leverancier of verkoper met speciale software aangepast.
In andere gevallen voegen oplichters een brief bij die vermeldt dat het rekeningnummer is gewijzigd of kleven ze een sticker op de enveloppe of op de factuur “Opgelet, gewijzigd rekeningnummer”.
Daarna versturen ze de aangepaste factuur.
Oplichters proberen alle soorten facturen te onderscheppen: het gaat vooral om eenmalige betalingen van een groot bedrag. Uit de meldingen van factuurfraude die de Economische Inspectie in 2016 ontving, blijkt dat het over facturen van gemiddeld 12.000 euro ging, maar er zijn gevallen bekend van minder dan 1.000 euro tot facturen van enkele honderdduizenden euro.
Meer en meer is er ook sprake van digitale factuurfraude. De oplichters dringen vanop afstand binnen in het informaticasysteem van een leverancier en onderscheppen facturatiemails of passen het rekeningnummer aan. Met andere woorden, ook bij facturen die u elektronisch ontvangt, moet u op uw hoede zijn.
Wat kunt u doen om niet in de val te lopen?
Plaats uw rekeningnummer niet alleen op uw facturen, maar ook op uw bestelbonnen en op uw website zodat uw klanten het rekeningnummer kunnen nakijken.
Vraag uw klanten het rekeningnummer na te kijken alvorens te betalen.
Verstuur uw facturen niet enkel per brief maar ook per e-mail of via e-invoicing. Vraag uw klanten het rekeningnummer op de papieren en elektronische factuur te vergelijken.
Vermijd meldingen op uw enveloppen, zoals de naam of het logo van uw bedrijf. Gebruik bijvoorbeeld blanco enveloppes en geen vensteromslagen voor uw facturen. Vensteromslagen worden vooral professioneel gebruikt en trekken daarom snel de aandacht van oplichters.
Volg de betalingen van uw facturen nauwgezet op. Als de betaling van een klant achterwege blijft, neem dan snel contact op. In geval van factuurfraude kunt u nog andere uitgaande facturen verifiëren en eventueel tegenhouden.
Controleer de beveiliging van uw bedrijf en kantoor, zodat u interne fraude of diefstal kunt uitsluiten.
Verstuur niet alle facturen tegelijk en deponeer ze niet in brievenbussen op bedrijventerreinen die na de werkuren vaak verlaten zijn. Lever facturen (en zeker facturen met erg hoge bedragen) indien mogelijk rechtstreeks af bij het lokale postkantoor of deponeer ze zo kort mogelijk voor het uur dat de brievenbus gelicht wordt.
Zorg voor een goede en up-to-date antivirussoftware voor uw informaticasysteem om digitale factuurfraude te voorkomen.
Wat kunt u doen als u toch een vervalste factuur betaalde?
Als u een aanmaning of betalingsherinnering hebt gekregen, neem eerst eens contact op met de verkoper of leverancier. Misschien is er gewoon een vergissing in het spel en heeft hij onterecht een aanmaning gestuurd.
Is dat niet het geval, contacteer dan zo snel mogelijk de betrokken banken (uw bank en de bank van het rekeningnummer naar waar u hebt overgeschreven) om de fraude te melden. Uw bank zal aan de bank van het rekeningnummer van de oplichters vragen om het geld terug te storten. Deze bank zal ook de overschrijving trachten te blokkeren of zal de rekening blokkeren zodat geldafhalingen door de oplichters niet meer mogelijk zijn.
Meld het op meldpunt.belgie.be (optie “vervalste factuur”). Automatisch wordt uw melding doorgestuurd naar de politie en bpost zodat ze de melding ook kunnen onderzoeken. Overigens krijgt u aan het einde van uw melding meteen advies en informatie over welke stappen u nog kunt ondernemen en wie u daarbij kan helpen.
(Bron: FOD Economie)