Onderschat het belang van “algemene voorwaarden” niet!

Beschermen uw algemene voorwaarden u maximaal bij laattijdige of niet-betaling van uw klanten?
Nettingclausule, opeisbaarheidsclausule, eigendomsvoorbehoud…. What’s in a name….

De juridische mogelijkheid om de algemene voorwaarden in te roepen, ook “tegenstelbaarheid” genoemd, is cruciaal.
Hiervoor dient uw klant de voorwaarden te kennen en aanvaard te hebben bij het aangaan van de overeenkomst. Het is dus van groot belang dat deze niet pas tevoorschijn komen op het moment van facturatie, doch wel bij het aangaan van de overeenkomst (koop/verkoop – diensten, enz. …) en dus bij de bestelling (bestelbon, offerte of indien via internet met een x aan te klikken onderaan de algemene voorwaarden waarbij de klant de algemene voorwaarden erkent te hebben gelezen en aanvaard alvorens hij verder de online bestelling kan invoeren en valideren.)

De wetgever maakt in deze een belangrijk onderscheid tussen particuliere klanten “B2C” en handelaars ofte “B2B”.

De consument of particuliere klant geniet een veel grotere bescherming dan de handelaar. Hij dient de algemene voorwaarden expliciet te aanvaarden door de bestelbon of overeenkomst met erop vermeld in extenso de “algemene voorwaarden” voor “gelezen en goedgekeurd” te ondertekenen.

Een handelaar die een factuur ontvangt, wordt geacht de levering van het product/dienst, de prijs die ervoor gevraagd wordt én de algemene voorwaarden die op de factuur afgedrukt staan te aanvaarden.
Indien een klant bij een B2B-transactie niet akkoord gaat met de factuur dient hij deze zonder uitstel te protesteren.

Bij het opstellen of aanpassen van uw algemene voorwaarden zal u traditioneel aandacht moeten hebben voor:

  • de leverings- en betalingstermijnen
  • de verhoging van de factuur met bijvoorbeeld 10% schadevergoeding (met bv. een minimum van 150 EUR) en 8% intresten bij laattijdige betaling, de wettelijke intrestvoet hiervoor bedraagt slechts 2.5%
  • de keuze van de bevoegde rechtbank in geval van dispuut. U dient zichzelf de keuzemogelijkheid toe te eigenen om zelf te kunnen kiezen tussen de Rechtbanken bevoegd binnen uw arrondissement of indien u hiervoor opteert, de rechtbanken bevoegd voor de woonplaats/maatschappelijke zetel van uw klant (want deze laatste kan zich in het buitenland bevinden en dan is het dikwijls opportuun om een eventueel geschil omtrent de niet betaling van een factuur voor de buitenlandse rechter te brengen om tijd en kosten te besparen).

Maar mogelijk ook met enkele minder gekende voorwaarden zoals de “nettingclausule”, de “opeisbaarheidsclause”  en het “eigendomsvoorbehoud”.

De “nettingclausule”, enkel geldig mits B2B, maakt het onder bepaalde voorwaarden mogelijk om schuldvergelijking of compensatie toe te passen waardoor enkel de netto-vordering blijft openstaan.

  • u kan in uw algemene voorwaarden stipuleren dat : “Partijen zich akkoord verklaren met het principe van netting (schuldvergelijking en compensatie) voorzien in de art. 14 en 15 van de Wet Financiële Zekerheden onder hoofdstuk VIII en hoofdstuk IX in het geval van een insolventieprocedure, beslag of enige andere vorm van samenloop”.
  • de clausule dient schriftelijk en ter goeder trouw aangegaan te zijn in de offerte, overeenkomst of factuurvoorwaarden, dit wil zeggen dat deze wederzijdse vorderingen reeds bestonden ruim voor er sprake kan zijn van enige calamiteit.

De “opeisbaarheidsclausule” is wenselijk voor het geval u op regelmatige basis aan dezelfde klanten factureert en waarin u stipuleert dat indien de vervallen facturen onbetaald blijven ineens de niet-vervallen facturen van rechtswege en zonder dat ter zake een ingebrekestelling nodig is ook ineens opeisbaar worden.

De clausule van “eigendomsvoorbehoud” is een andere belangrijke voorwaarde die kan opgenomen worden in uw algemene voorwaarden. Dit houdt in dat bij niet volledige betaling van de facturen de eigendom van de geleverde goederen niet overgaat op de koper.
Ook deze  clausule is gebonden aan voorwaarden:

  • de factuur dient te handelen over een koop- verkoopovereenkomst
  • de koper moet kennis genomen hebben van het eigendomsvoorbehoud
  • dit dient dan ook schriftelijk te zijn vastgelegd
  • de onderliggende goederen moeten nog bepaalbaar of individualiseerbaar zijn

Het invoegen van bovenstaande clausules kan uw onderneming extra bescherming bieden bij wanbetaling of insolventie van uw medecontractant.

Het is niet de bedoeling u een volledig overzicht te geven van alle in uw algemene voorwaarden op te nemen clausules, wel om uw aandacht te vestigen op “het grote belang” van deze “achterzijde van uw factuur en bestelbon of offerte” en u te sensibiliseren om bij het lezen van dit artikel een meeting met uw financieel Abeka-adviseur in te plannen in uw agenda om deze voorwaarden te herbekijken, grondig te evalueren en zo nodig aan te passen.

Zoals in een vorig artikel geschreven helpt Abeka u ook bij het invorderen van dubieuze debiteuren.

Voor verdere info mag u ons steeds contacteren.

 

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)




Nu is het tijd om van Uw dubieuze debiteuren een prioriteit te maken om vooralsnog betaling van hun facturen te bekomen.

U heeft wellicht een drukke periode achter de rug of U heeft goed van een vakantie kunnen genieten. Nu is het tijd om werk te maken van Uw dubieuze debiteuren.

Abeka wenst U bij deze aan te moedigen niet te wachten tot diezelfde dubieuze debiteuren eerst Uw concurrenten hebben betaald en voor U geen fondsen meer ter beschikking hebben. Als Abeka nemen wij voor onze klanten NU actie, en verliezen ook Uw kleine invorderingen niet uit het oog. Schrijf deze zeker niet zomaar af, want ook die kleine facturen betekenen extra brandstof voor Uw onderneming.

U hoeft niet te investeren om al Uw vorderingen in binnen- en buitenland te laten innen, gezien dit toch op een No Cure / No Pay – No Collection / No Fee basis gebeurt.

Neem een financiële voorsprong op Uw concurrenten! Weet U niet hoe er aan te beginnen, bel ons secretariaat en vraag naar Ils of Sabine en wij zullen er voor U, bij het begin van dit nieuwe jaar, een extra voordeel uithalen.

 

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)




U bent misschien slachtoffer van een vervalste factuur.

Bij deze fraude onderscheppen oplichters een factuur, veranderen het rekeningnummer en versturen de aangepaste factuur. Als u deze factuur betaalt, betaalt u dus de oplichters.

 

Hoe gaan oplichters te werk?

De facturen worden op verschillende manieren onderschept.

Eén methode is dat oplichters ze onderscheppen in het postcircuit, bv. uit de rode brievenbussen van bpost.
Facturen worden ook gestolen uit postkamers van bedrijven zelf of bij particulieren (uit brievenbussen of uit het papier op straat bestemd voor de vuilniswagen).

Het wijzigen van het rekeningnummer gebeurt op verschillende manieren.

Vaak wordt de originele factuur ingescand en worden de gegevens van de leverancier of verkoper met speciale software aangepast.
In andere gevallen voegen oplichters een brief bij die vermeldt dat het rekeningnummer is gewijzigd of kleven ze een sticker op de enveloppe of op de factuur “Opgelet, gewijzigd rekeningnummer”.
Daarna versturen ze de aangepaste factuur.

Oplichters proberen alle soorten facturen te onderscheppen: het gaat vooral om eenmalige betalingen van een groot bedrag. Uit de meldingen van factuurfraude die de Economische Inspectie in 2016 ontving, blijkt dat het over facturen van gemiddeld 12.000 euro ging, maar er zijn gevallen bekend van minder dan 1.000 euro tot facturen van enkele honderdduizenden euro.

Meer en meer is er ook sprake van digitale factuurfraude. De oplichters dringen vanop afstand binnen in het informaticasysteem van een leverancier en onderscheppen facturatiemails of passen het rekeningnummer aan. Met andere woorden, ook bij facturen die u elektronisch ontvangt, moet u op uw hoede zijn.

 

Wat kunt u doen om niet in de val te lopen?

Plaats uw rekeningnummer niet alleen op uw facturen, maar ook op uw bestelbonnen en op uw website zodat uw klanten het rekeningnummer kunnen nakijken.
Vraag uw klanten het rekeningnummer na te kijken alvorens te betalen.

Verstuur uw facturen niet enkel per brief maar ook per e-mail of via e-invoicing. Vraag uw klanten het rekeningnummer op de papieren en elektronische factuur te vergelijken.

Vermijd meldingen op uw enveloppen, zoals de naam of het logo van uw bedrijf. Gebruik bijvoorbeeld blanco enveloppes en geen vensteromslagen voor uw facturen. Vensteromslagen worden vooral professioneel gebruikt en trekken daarom snel de aandacht van oplichters.

Volg de betalingen van uw facturen nauwgezet op. Als de betaling van een klant achterwege blijft, neem dan snel contact op. In geval van factuurfraude kunt u nog andere uitgaande facturen verifiëren en eventueel tegenhouden.

Controleer de beveiliging van uw bedrijf en kantoor, zodat u interne fraude of diefstal kunt uitsluiten.

Verstuur niet alle facturen tegelijk en deponeer ze niet in brievenbussen op bedrijventerreinen die na de werkuren vaak verlaten zijn. Lever facturen (en zeker facturen met erg hoge bedragen) indien mogelijk rechtstreeks af bij het lokale postkantoor of deponeer ze zo kort mogelijk voor het uur dat de brievenbus gelicht wordt.

Zorg voor een goede en up-to-date antivirussoftware voor uw informaticasysteem om digitale factuurfraude te voorkomen.
 

Wat kunt u doen als u toch een vervalste factuur betaalde?

Als u een aanmaning of betalingsherinnering hebt gekregen, neem eerst eens contact op met de verkoper of leverancier. Misschien is er gewoon een vergissing in het spel en heeft hij onterecht een aanmaning gestuurd.

Is dat niet het geval, contacteer dan zo snel mogelijk de betrokken banken (uw bank en de bank van het rekeningnummer naar waar u hebt overgeschreven) om de fraude te melden. Uw bank zal aan de bank van het rekeningnummer van de oplichters vragen om het geld terug te storten. Deze bank zal ook de overschrijving trachten te blokkeren of zal de rekening blokkeren zodat geldafhalingen door de oplichters niet meer mogelijk zijn.

Meld het op meldpunt.belgie.be (optie “vervalste factuur”). Automatisch wordt uw melding doorgestuurd naar de politie en bpost zodat ze de melding ook kunnen onderzoeken. Overigens krijgt u aan het einde van uw melding meteen advies en informatie over welke stappen u nog kunt ondernemen en wie u daarbij kan helpen.

 

(Bron: FOD Economie)




Wat is een factuur?

Een factuur beschrijft een specifieke schuld en is een uitnodiging om het verschuldigde te regelen. Betreft het een verplichte factuur volgens de BTW-code, dan moeten daarop alle gegevens betreffende de verkoper of de dienstverstrekker worden vermeld.

  • Met de factuur kun U controleren, alvorens te betalen, of het aangerekende bedrag juist en billijk is.
    Inderdaad, komt het overeen met het bestek dat vóór de werken werd opgemaakt? Komt het BTW-tarief overeen met het tarief waarop U recht hebt?
  • Ze is een aankoopbewijs voor de consument, ingeval op voorhand geen bestek of geen bestelbon werd opgemaakt, of ingeval gerechtelijke stappen worden ondernomen,….

Een factuur of een bewijsdocument mag altijd worden gevraagd, hoewel ze niet altijd noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld, wanneer een ander betalingsbewijs, zoals het kasticket, volstaat (aankoop van een krant, boodschappen in de supermarkt,…)

De factuur is daarentegen wel verplicht:

  • indien een goed of een dienst wordt gekocht voor beroepsdoeleinden;
  • in het kader van de BTW-wetgeving, indien goederen en diensten worden aangekocht voor privé-gebruik, zoals onder meer:
    • de verkoop, het onderhoud en de herstellingen van een auto of een moto (vanaf 62 euro, BTW inbegrepen);
    • de aannemingswerken in de bouwsector;
    • aankopen in groothandelszaken;
    • verkoop op afbetaling.

(Bron: mineco.fgov.be)




De factuur: een fiscale valkuil?

Vele van onze klanten zijn er nog steeds ten onrechte van overtuigd dat alle uitgaven en lasten waarvoor zij een factuur voorleggen aftrekbare kosten zijn. Steeds echter moeten de in artikel 49 WIB92 vermelde voorwaarden worden nageleefd. Het is de belastingplichtige, die de bewijslast draagt !!!! Het bedrijfsmatig karakter is niet bewezen wanneer de facturen vaag zijn en de prestaties niet kunnen worden gestaafd of de investeringen niet kunnen worden getoond. Een factuur met als omschrijving “ voor geleverde diensten “ riskeert niet alleen het recht op aftrek van BTW te verliezen maar eveneens het risico te lopen dat de totale kost fiscaal verworpen wordt. Daarom is een zeer grondige omschrijving op de factuur van de aard, het aantal stuks, en de bedragen een zeer belangrijke punt. Men moet er tevens van uitgaan dat de gefactureerde uitgaven enkel aftrekbaar zijn als zij overeenstemmen met beroepsmatige behoeften en tot doel hebben inkomsten te verwerven of te behouden.

Maar dit is niet alles!!!!!

Wij ondervinden bij controles aan den lijve dat het ontbreken van één enkel element, zoals het woord “Factuur”, een factuurnummer of de datum, een verkeerde benaming of adres van de belastingplichtige, het BTW-nummer of het niet uitsplitsen van het BTW-tarief aanleiding geeft tot het verwerpen van de factuur.

Zelf stellen we vast dat de belastingplichtige zeer slordig omspringt met de wettelijke bepalingen. De uiteindelijke afrekening wordt echter enkel en uitsluitend aangeboden aan de belastingplichtige….

Als u een verkoopfactuur maakt waarop gegevens onvolledig zijn of ontbreken, dan kan U een boete aangerekend worden van 50 euro per niet correcte factuur (ook al betreft het steeds dezelfde fout). Is de omschrijving echter zeer vaag, zodat de controleur Uw omzetcijfer en winstmarge (en dit kan per factuur geïnterpreteerd worden…) niet kan berekenen, dan kan dit aanleiding geven tot een omzetverhoging.

Als u een verkoopfactuur ontvangt let dan ook zeer goed op dat deze factuur volgens de regels der kunst werd gemaakt. Uiteindelijk dreigt het gevaar dat de uitgave zal verworpen worden, en dit achteraf gaan verhalen op Uw leverancier is een utopie….

In de navolgende link heb ik getracht een zo grondig mogelijk overzicht te geven van alle bepalingen, adviezen & tips welke de factuur aanbelangen.

Ik ga er dus ook van uit dat U als klant de nodige verantwoordelijkheid neemt om dit overzicht grondig door te nemen Dit zal U en ook ons veel narigheden besparen bij een latere controle.

 

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)




Een voorbeeld van een factuur bij de verkoop van een auto

Veel klanten vragen ons bij de verkoop van hun wagen een voorbeeld hoe deze factuur op te maken.

Vooreerst de problematiek.

  • Verkoopt u als belastingplichtige een auto, zelfs aan een particulier, dan dient u steeds BTW door te rekenen en dit als u vroeger zelf recht op aftrek van BTW hebt gehad. U maakt dan een verkoopfactuur zoals u gewoonlijk doet. U kan het voorbeeld van een factuur hieronder terug vinden.
  • Koopt u een auto van een particulier dan dient hij u, als belastingplichtige, geen BTW aan te rekenen.
  • Bij de verkoop tussen twee particulieren is er nooit BTW te verrekenen.
  • Let wel op dat bij de aankoop van een particulier steeds de koper en de verkoper het document dienen te ondertekenen.

De informatie die u nodig hebt om de overeenkomst/factuur in te vullen vindt u op het inschrijvingsbewijs, het gelijkvormigheidattest of de oorspronkelijke aankoopfactuur.

Wij raden tevens aan om de opties en toebehoren steeds op te nemen op de factuur.

 

Verkoop auto belastingplichtigen aan particulier in Word

Verkoop auto particulier aan particulier in Word

Aankoop auto belastingplichtige van particulier in Word




Wat met onderhoudsfacturen wagen en kilometerbedrog?

Sinds 1 december van 2004 is er een nieuwe wet in werking getreden met de bedoeling om het bedrog met kilometerstanden te vermijden. (Wet van 11 juni 2004 BS 05/07/2004)

Een belastingplichtige die werken uitvoert aan een vervoermiddel is gehouden om op de facturen en overige documenten nota te nemen van het chassisnummer en de kilometerstand.

Ook bij de verkoop van occasie wagens is de vermelding van het chassisnummer en de kilometerstand verplicht.

De wet maakt het mogelijk om bepaalde handelingen te bestraffen zoals:

  • het wijzigen of vervalsen van kilometerstanden
  • het nalaten van defecte tellers te herstellen of te vervangen
  • het niet vermelden van de kilometerstanden op facturen en overige stukken

De boetes kunnen oplopen van 10 € tot 3.000 € en er kunnen zelfs gevangenisstraffen worden opgelegd van één maand tot één jaar !!

Het is aan U om deze bepaling mee op te volgen en er voor te zorgen dat Uw garagist deze vermeldingen op de factuur zet.  Opgelet!  Bovendien beschikt de fiscus over een bijkomend wapen om Uw brandstofverbruik en de eventuele verkoopwaarde van de wagen te controleren!




Wat is de juiste vermelding op een aangevraagde kopij van een factuur?

Hier wordt door de meeste belastingplichtigen zwaar gezondigd. Vraagt U een dubbel van een factuur aan, omdat U de originele factuur niet hebt ontvangen of bent kwijtgeraakt, dan dient deze factuur niet het woord “kopij” te vermelden, maar wel de volgende volledige tekst:

“Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur: BTW-aanschrijving 10/1974”

Hieronder dient de datum van uitreiking te staan en de handtekening van de uitreiker. Het is ook bepaald dat het kopij dezelfde lay-out, datum, adres etc. dient te hebben als het origineel.

Wordt de juiste handelswijze niet gebruikt, dan kan de aftrek van de BTW verworpen worden!!!

 

(Auteur: Georges Bauwens: erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)




Hoe best een aanmaning versturen + voorbeeld?

Hebt u een klant die slecht betaalt, dan heeft deze altijd wel een reden. Dek u echter voldoende in om geen “procedurefouten“ te maken.

U kan natuurlijk onmiddellijk naar een advocaat stappen als ueen slechte betaler hebt, maar dit is niet altijd zinvol. Meestal adviseren wij onze klanten een slechte betaler voor een bedrag minder dan 600 euro niet door te verwijzen naar een advocaat.

Als u echt ziet dat het niet zal lukken de betaling in dat geval binnen te krijgen, bel hem dan even op, stel hem een korting voor bij onmiddellijke betaling of spreek een afbetalingsplan af.

Vergeet nooit dat u de klant eerst moet aanmanen vooraleer je verdere stappen onderneemt.

Hebt u indertijd uw verkoopsvoorwaarden goed opgesteld, dan kan u misschien hier al profiteren van de clausule die u hebt voorzien dat “bij wanbetaling alle nog openstaande, maar nog niet vervallen facturen onmiddellijk opeisbaar worden.“

Let vooral op die heel slimme klanten van u…. Zij zullen beweren dat zij geen factuur hebben ontvangen en vragen een kopie van deze factuur aan. Bij ontvangst van deze kopie zullen zij waarschijnlijk de factuur protesteren. Ook zij hebben misschien onze tip gelezen hoe zij een factuur moeten protesteren. Wees daarom de slimme leverancier: als u een kopie opstuurt, maak dan tenminste gebruik van onze andere tip inzake het aanvragen van een kopij van een factuur en vermeld op de factuur:

“Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur: BTW-aanschrijving 10/1974“

Hieronder dient de datum van uitreiking te staan en de handtekening van de uitreiker. Het is ook bepaald dat de kopij dezelfde lay-out, datum, adres etc. dient te hebben als het origineel.

Op die manier kan u proberen te vermijden dat uw slimme klant nog kan protesteren.

Zijn het oude facturen die u dient op te vragen, dan moet u rekening houden met volgende termijnen.

De verkoper of dienstverstrekker kan van u de betaling van een factuur eisen binnen de 10 jaar, wat betreft de vorderingen die in het contract zijn bepaald.

Daarnaast voorziet het burgerlijk wetboek een reeks kortere verjaartermijnen, waaronder:

  • 6 maanden voor hotel- en restaurantrekeningen;
  • 1 jaar voor deurwaarderskosten;
  • 2 jaar voor medische kosten;
  • 5 jaar voor advocaatkosten

Bent u het echt beu en wil u er hard tegen aangaan, dan zal ons voorbeeld van aanmaning, dat u hierna vindt, best kunnen helpen.

 

Harde aanmaning tot betaling

 

Voor onze klanten hebben wij een speciale formule uitgewerkt, waarbij wij u helpen onbetaalde facturen te recupereren.  Vraag er naar.

 

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)




Mogen verwijlintresten worden aangerekend bij niet tijdige betaling van een factuur?

Indien niet binnen de gestelde termijn wordt betaald, kan de verkoper of de dienstverstrekker verwijlinteresten aanrekenen, zelfs al wordt in de algemene voorwaarden geen enkele schadevergoeding bepaald.

  • Ofwel wordt in de algemene voorwaarden niets bepaald, en bent U verwijlinteresten verschuldigd zodra de verkoper of de dienstverstrekker U in gebreke stelt door een aanmaning van de deurwaarder of een aangetekende brief.
    Hij kan U dan interesten aanrekenen tegen het wettelijk percentage.  Elk semester wordt er een nieuwe intrestvoet bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad;
  • Ofwel wordt in de algemene voorwaarden bepaald dat in geval van betalingsachterstand automatisch interesten zullen worden aangerekend.
    In dat geval dient U die te betalen zonder te wachten dat U in gebreke wordt gesteld en zelfs indien het toegepaste percentage hoger ligt dan het wettelijk percentage, maar evenwel niet onredelijk veel hoger.

In de algemene voorwaarden kan eveneens een bijkomende vergoeding worden voorzien, in geval van betalingsachterstand!
Een dergelijke clausule is enkel geldig indien een gelijkaardige vergoeding wordt bepaald ten laste van de verkoper of van de dienstverstrekker, indien die hun verplichtingen niet nakomen (laattijdige levering…).
Dergelijke vergoeding moet in verhouding blijven tot de geleden schade.

De verkoper of dienstverstrekker kan van U de betaling van een factuur eisen binnen de 10 jaar, wat betreft de vorderingen die in het contract zijn bepaald.

Daarnaast voorziet het burgerlijk wetboek een reeks kortere verjaartermijnen, waaronder:

  • 6 maanden voor hotel- en restaurantrekeningen;
  • 1 jaar voor deurwaarderskosten;
  • 2 jaar voor medische kosten;
  • 5 jaar voor advocaatkosten.

Indien U eventueel wordt gevraagd een reeds verjaarde factuur te betalen, dan bent U vrij die verjaringstermijn in te roepen via een aangetekende brief, gericht aan de verkoper of de dienstverstrekker.

 

(Bron: www.mineco.fgov.be)