Hebt u een klant die slecht betaalt, dan heeft deze altijd wel een reden. Dek u echter voldoende in om geen “procedurefouten“ te maken.

U kan natuurlijk onmiddellijk naar een advocaat stappen als ueen slechte betaler hebt, maar dit is niet altijd zinvol. Meestal adviseren wij onze klanten een slechte betaler voor een bedrag minder dan 600 euro niet door te verwijzen naar een advocaat.

Als u echt ziet dat het niet zal lukken de betaling in dat geval binnen te krijgen, bel hem dan even op, stel hem een korting voor bij onmiddellijke betaling of spreek een afbetalingsplan af.

Vergeet nooit dat u de klant eerst moet aanmanen vooraleer je verdere stappen onderneemt.

Hebt u indertijd uw verkoopsvoorwaarden goed opgesteld, dan kan u misschien hier al profiteren van de clausule die u hebt voorzien dat “bij wanbetaling alle nog openstaande, maar nog niet vervallen facturen onmiddellijk opeisbaar worden.“

Let vooral op die heel slimme klanten van u…. Zij zullen beweren dat zij geen factuur hebben ontvangen en vragen een kopie van deze factuur aan. Bij ontvangst van deze kopie zullen zij waarschijnlijk de factuur protesteren. Ook zij hebben misschien onze tip gelezen hoe zij een factuur moeten protesteren. Wees daarom de slimme leverancier: als u een kopie opstuurt, maak dan tenminste gebruik van onze andere tip inzake het aanvragen van een kopij van een factuur en vermeld op de factuur:

“Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur: BTW-aanschrijving 10/1974“

Hieronder dient de datum van uitreiking te staan en de handtekening van de uitreiker. Het is ook bepaald dat de kopij dezelfde lay-out, datum, adres etc. dient te hebben als het origineel.

Op die manier kan u proberen te vermijden dat uw slimme klant nog kan protesteren.

Zijn het oude facturen die u dient op te vragen, dan moet u rekening houden met volgende termijnen.

De verkoper of dienstverstrekker kan van u de betaling van een factuur eisen binnen de 10 jaar, wat betreft de vorderingen die in het contract zijn bepaald.

Daarnaast voorziet het burgerlijk wetboek een reeks kortere verjaartermijnen, waaronder:

• 6 maanden voor hotel- en restaurantrekeningen;
• 1 jaar voor deurwaarderskosten;
• 2 jaar voor medische kosten;
• 5 jaar voor advocaatkosten

Bent u het echt beu en wil u er hard tegen aangaan, dan zal ons voorbeeld van aanmaning, dat u hierna vindt, best kunnen helpen.

Harde aanmaning tot betaling

Voor onze klanten hebben wij een speciale formule uitgewerkt, waarbij wij u helpen onbetaalde facturen te recupereren.  Vraag er naar.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Indien niet binnen de gestelde termijn wordt betaald, kan de verkoper of de dienstverstrekker verwijlinteresten aanrekenen, zelfs al wordt in de algemene voorwaarden geen enkele schadevergoeding bepaald.

• Ofwel wordt in de algemene voorwaarden niets bepaald, en bent U verwijlinteresten verschuldigd zodra de verkoper of de dienstverstrekker U in gebreke stelt door een aanmaning van de deurwaarder of een aangetekende brief.
  Hij kan U dan interesten aanrekenen tegen het wettelijk percentage.  Elk semester wordt er een nieuwe intrestvoet bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad;
• Ofwel wordt in de algemene voorwaarden bepaald dat in geval van betalingsachterstand automatisch interesten zullen worden aangerekend.
  In dat geval dient U die te betalen zonder te wachten dat U in gebreke wordt gesteld en zelfs indien het toegepaste percentage hoger ligt dan het wettelijk percentage, maar evenwel niet onredelijk veel hoger.

In de algemene voorwaarden kan eveneens een bijkomende vergoeding worden voorzien, in geval van betalingsachterstand!
Een dergelijke clausule is enkel geldig indien een gelijkaardige vergoeding wordt bepaald ten laste van de verkoper of van de dienstverstrekker, indien die hun verplichtingen niet nakomen (laattijdige levering…).
Dergelijke vergoeding moet in verhouding blijven tot de geleden schade.

De verkoper of dienstverstrekker kan van U de betaling van een factuur eisen binnen de 10 jaar, wat betreft de vorderingen die in het contract zijn bepaald.

Daarnaast voorziet het burgerlijk wetboek een reeks kortere verjaartermijnen, waaronder:

• 6 maanden voor hotel- en restaurantrekeningen;
• 1 jaar voor deurwaarderskosten;
• 2 jaar voor medische kosten;
• 5 jaar voor advocaatkosten.

Indien U eventueel wordt gevraagd een reeds verjaarde factuur te betalen, dan bent U vrij die verjaringstermijn in te roepen via een aangetekende brief, gericht aan de verkoper of de dienstverstrekker.

(Bron: www.mineco.fgov.be)

In principe dient U te betalen na de levering of na voltooiing van de werken, tenzij U met de andere partij een latere termijn hebt afgesproken.
De bijzondere betalingsmodaliteiten vermeld in de algemene voorwaarden op de achterzijde van de factuur moeten evenwel worden gerespecteerd, op de dubbele voorwaarde dat:

• U die modaliteiten op de ene of andere manier, of toch althans stilzwijgend, hebt goedgekeurd bij de afsluiting van het contract;
• Ze niet afwijken van de betalingsvoorwaarden die U op voorhand met de verkoper of de dienstverstrekker had afgesproken.

In het eventuele geval dat:

1. Het factuurbedrag niet overeenstemt met het oorspronkelijke bestek, terwijl de uitgevoerde werken er wel mee overeenkomen, kan U de betaling van de factuur geheel of gedeeltelijk schorsen, naargelang het geval, voor zover U de andere partij per aangetekende brief de redenen uitlegt waarom U de factuur of een gedeelte ervan niet betaalt, zodat deze daarop desgevallend kan reageren.
2. U van een verkoper of een dienstverstrekker een factuur ontvangt, hoewel U niets besteld hebt.
   • Betwist deze dan onmiddellijk per aangetekende brief;
   • De verkoper of de dienstverstrekker zal dan het bestaan moeten bewijzen van de verbintenis die U zogenaamd bij hem bent aangegaan. Weet ook dat Uw stilzwijgen kan worden geïnterpreteerd als een stilzwijgend aanvaarden van de factuur, met alle gevolgen daaraan verbonden.

(Bron: www.mineco.fgov.be)

Wij raden U aan, al Uw facturen hoe dan ook gedurende 10 jaar te bewaren, alhoewel in de BTW-code wordt bepaald dat enkel de verplichte facturen zolang dienen te worden bewaard.

(Bron: www. mineco.fgov.be)

We stellen vast dat leveranciers waarvoor U een domiciliatie ter betaling gegeven hebt geen factuur uitreiken. Dit is o.a. veel voorkomend bij de leveranciers die elektriciteit verstrekken.

U hebt er alle belang bij, maar ook alle recht toe, dat U een factuur eist!!! Zonder factuur is de BTW immers niet aftrekbaar. Doet Uw leverancier moeilijk, dreig er dan mee dat U de domiciliatie stopzet en dat U de BTW-controle op de hoogte zal brengen van het feit van de weigering van het uitreiken van een factuur. Het is immers niet normaal dat U de BTW een gans jaar dient voor te schieten.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Vele van onze klanten denken nog steeds dat het terugsturen van een verkeerd opgestelde factuur, om welke reden dan ook, voldoende is.

Niets is minder waar!!! De rechtspraak gaat ervan uit dat een niet geprotesteerde factuur steeds aanvaard is en dient betaald te worden.

Zelfs indien u een factuur wordt toegestuurd die helemaal niet voor u bestemd is, kan u deze beter protesteren dan gewoon terug te sturen. Neem even aan dat de uitreiker van de factuur deze fout niet rechtzet dan bent u ook voor de controleur gezien. Werden hier goederen in het zwart geleverd? Enkel het feit dat u zal kunnen aantonen dat de bewuste factuur werd geprotesteerd zal uw pijn verzachten. Wij adviseren u dan ook zo snel mogelijk een aangetekend schrijven (onderaan vindt u een voorbeeld van een Word-document) te richten aan de bewuste leverancier waarin u de reden opgeeft waarom u niet akkoord gaat met de aanvaarding van de factuur. Zorg ervoor dat u nadien nog steeds andere elementen kan toevoegen.

Protesteren van een factuur

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Ontvangt men gratis diensten of goederen dan moeten deze steeds gedetailleerd op de factuur vermeld worden. De controleur moet inderdaad de voorraad en de winstmarge kunnen controleren.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Vergeet nooit dat een voorschot steeds dient gefactureerd te worden. De voorschotfactuur dient te worden opgemaakt met aanrekening van BTW.

Wanneer men nadien de afrekening maakt dan is men verplicht melding te maken van alle eerder opgestelde voorschotfacturen.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Vraagt U een factuur, en is de verkoper of de dienstverstrekker niet verplicht U die te geven, dan mag hij U facturatiekosten aanrekenen, binnen redelijke grenzen.
Ingeval van een verplichte factuur daarentegen, mogen geen kosten worden aangerekend.

Wij herinneren eraan dat de factuur verplicht is:

• indien een goed of een dienst wordt gekocht voor beroepsdoeleinden;
• in het kader van de BTW-wetgeving, indien goederen en diensten worden aangekocht voor privé-gebruik, zoals onder meer:
  • de verkoop, het onderhoud en de herstellingen van een auto of een moto (vanaf 62 euro, BTW inbegrepen);
  • de aannemingswerken in de bouwsector;
  • aankopen in groothandelszaken;
  • verkoop op afbetaling.

(Bron: www.mineco.fgov.be)

Men mag nooit compenseren! Dit wil zeggen dat men nooit een creditnota mag verwerken in een volgende factuur door dat bedrag in mindering te brengen.

Het best kan men in de creditnota het factuurnummer en datum vermelden waarop deze creditnota betrekking heeft. Ook de reden van creditering is een belangrijk gegeven.

Creditnota’s dienen wettelijk een aparte nummering te hebben en ingeschreven te worden in een afzonderlijk dagboek.

Bij een creditnota dient men steeds te vermelden als BTW vermelding:

“BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht”

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)