Ontvangt men gratis diensten of goederen dan moeten deze steeds gedetailleerd op de factuur vermeld worden. De controleur moet inderdaad de voorraad en de winstmarge kunnen controleren.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Vergeet nooit dat een voorschot steeds dient gefactureerd te worden. De voorschotfactuur dient te worden opgemaakt met aanrekening van BTW.

Wanneer men nadien de afrekening maakt dan is men verplicht melding te maken van alle eerder opgestelde voorschotfacturen.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Vraagt U een factuur, en is de verkoper of de dienstverstrekker niet verplicht U die te geven, dan mag hij U facturatiekosten aanrekenen, binnen redelijke grenzen.
Ingeval van een verplichte factuur daarentegen, mogen geen kosten worden aangerekend.

Wij herinneren eraan dat de factuur verplicht is:

• indien een goed of een dienst wordt gekocht voor beroepsdoeleinden;
• in het kader van de BTW-wetgeving, indien goederen en diensten worden aangekocht voor privé-gebruik, zoals onder meer:
  • de verkoop, het onderhoud en de herstellingen van een auto of een moto (vanaf 62 euro, BTW inbegrepen);
  • de aannemingswerken in de bouwsector;
  • aankopen in groothandelszaken;
  • verkoop op afbetaling.

(Bron: www.mineco.fgov.be)

Men mag nooit compenseren! Dit wil zeggen dat men nooit een creditnota mag verwerken in een volgende factuur door dat bedrag in mindering te brengen.

Het best kan men in de creditnota het factuurnummer en datum vermelden waarop deze creditnota betrekking heeft. Ook de reden van creditering is een belangrijk gegeven.

Creditnota’s dienen wettelijk een aparte nummering te hebben en ingeschreven te worden in een afzonderlijk dagboek.

Bij een creditnota dient men steeds te vermelden als BTW vermelding:

“BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht”

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de BTW opeisbaar is geworden. Dit wil zeggen de maand waarin de levering van de dienst of het goed is gebeurd.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Tot voor kort moesten winkeliers alle verkopen, waarvoor zij geen facturen opstellen, dagelijks noteren in een vastbladig “dagontvangstenboek”, dat verplicht op papier met de hand moest worden bijgehouden.

Door gebruik te maken van een modern kassasysteem plakken veel kleinhandelaars hun afdrukken in het dagontvangstenboek.

Heden zijn de specifieke modaliteiten, waaraan zo’n elektronisch dagontvangstenboek best voldoet, door de BTW-administratie gepubliceerd op Fisconet (“BTW”, “Beslissingen”, beslissing nr. ET 112.577). Op het einde van het artikel vindt u een link met de integrale tekst.

1. Principe

Verkoopt u aan particulieren, dan hoeft u in principe geen factuur uit te reiken, maar het mag wel. Geeft u geen factuur, dan moet u in principe uw verkopen dagelijks inschrijven in uw dagboek van ontvangsten.

2. Voorafgaande opmerking

Met het houden van een boek op digitale wijze wordt uiteraard het onmiddellijk aanmaken van dat boek op een digitaal medium beoogd en in geen enkel geval het scannen van een boek dat op papier werd gehouden.

3. Voornaamste verplichtingen

1. Het dagboek van ontvangsten en de dubbels van de rekeningen of van de ontvangstbewijzen dienen zich (per bedrijfszetel) op de bedrijfszetel te bevinden tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het genoemd dagboek werd afgesloten. Indien het dagboek van ontvangsten op elektronische wijze wordt gehouden, dient het binnen voornoemde periode elektronisch toegankelijk te zijn op de bedrijfszetel.
   Het dagboek van ontvangsten mag zich dus nooit, zelfs niet tijdens de BTW-periode, bij de boekhouder bevinden.
   Het dagboek van ontvangsten is verplicht dagelijks bij te houden. Elke niet ingeschreven dagontvangst is een overtreding. Dit wil zeggen: vijf dagen niet ingeschreven, dan is er vijf maal een boete te voorzien.

2. Indien er meerdere bedrijfszetels zijn, dan is een centralisatieboek noodzakelijk.

3. De controlerende ambtenaar kan de voorlegging vragen van dit digitaal dagboek van ontvangsten op het fiscaal domicilie van de belastingplichtige gedurende de periode waarin genoemd dagboek zich verplicht moet bevinden op de bedrijfszetel van de belastingplichtige (m.a.w. gedurende de periode waarop het betrekking heeft en de drie maanden die volgen op de datum van afsluiting ervan.)

4. Beveiliging. De voornaamste bijkomende verplichting is dat het digitale bestand beveiligd moet worden met een “geavanceerde digitale handtekening van het type 2”. Hoe dat concreet moet gebeuren, is nog niet helemaal duidelijk, maar een gewone Excelsheet zal niet volstaan als elektronisch dagontvangstenboek!!!
   

5. Opgelet! Heeft u een vergissing begaan, dan kunt u die nog wel corrigeren, maar enkel door een nieuwe, afzonderlijke (en deze keer correcte) inschrijving op de dag waarop u uw vergissing heeft ingezien met een verwijzing naar de inschrijving die u wilt wijzigen.

6. Het dagboek van ontvangsten, ongeacht of het wordt gehouden op papier of op een digitale wijze, dient de handelingen op te nemen verricht tjidens een periode van 12 maanden.
   In het geval het dagboek van ontvangsten op digitale wijze wordt gehouden, is het derhalve in principe noodzakelijk om op het einde van de periode van 12 maanden een nieuw digitaal dagboek van ontvangsten te creëren voor het inschrijven tijdens de daaropvolgende 12 maanden van de verrichtingen die door dit dagboek worden beoogd. Indien de belastingplichtige het geheel van de dagelijkse financiële rapporten bewaart in een afzonderlijk bestand dat aldus het dagboek van ontvangsten uitmaakt, moet in principe een nieuw afzonderlijk bestand, bestemd voor het bewaren van de financiële rapporten voor de volgende 12 maanden, worden aangemaakt op het einde van de periode van 12 maanden.

7. Krachtens artikel 60, §1, van het BTW-Wetboek, moeten de dagboeken van ontvangsten alsmede de centralisatieboeken worden bewaard door de personen die ze hebben gehouden, gedurende 7 jaar te rekenen vanaf de 1e januari van het jaar volgend op hun sluiting.

8. We willen hier formeel benadrukken dat het BTW-dagontvangstenboek geen financieel dagboek is dat betrekking heeft op de contante betalingen. Alle verkopen aan particulieren, ook diegenen die niet cash hebben betaald, moeten hierin vermeld worden (behalve als aan particulieren facturen uitgereikt worden).

Besluit:

De strengere controle op het dagontvangstenboek en verantwoordingsstukken (bestelbons, kassatickets, BTW-bonnetjes) is voor ons als accountant zeer vervelend, omdat de correcte toepassing volledig bij u als klant berust. Het totaal van de dagelijkse kassa dient u per BTW-tarief voor die dag in te schrijven in uw ontvangstenboek!!!
Vergeet ook nooit dat verkopen boven de 250 euro inclusief BTW afzonderlijk moeten worden ingeschreven met vermelding van de aard van de verkochte goederen.

Volgens ons brengt elke digitalisering strengere verplichtingen, bijkomende kennis, alsook belangrijke kosten voor de belastingplichtige mee. Vergeet ook niet dat elke digitalisering sporen nalaat op uw computer, wat u willens nillens zuur kan opbreken.

Website Fisconet

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Wilt u inzicht in uw Nederlandse leveranciers, klanten en concurrenten om het risico bij het zakendoen te verminderen, maak dan gebruik van uittreksels, jaarrekeningen, concernrelaties, bedrijfsprofiel en historiek uit het Handelsregister Online.

Indien u wenst, kunnen wij voor u de gewenste opvraging doen. U kan ook steeds terecht op onderstaande betalende site.

Website Handelsregister Nederland

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Het is heel belangrijk om goede algemene voorwaarden te hebben! Het is echter nog belangrijker om deze tijdig en goed kenbaar te maken aan Uw klanten. Daarom kan U best Uw algemene voorwaarden gebruiken op Uw offertes, bestekken, leveringsbonnen, …. op hoe meer documenten hoe beter!!!

Veel klanten vragen ons of het mogelijk is dat zij gewoon vermelden dat hun verkoopsvoorwaarden ter inzage liggen of op hun website terug te vinden zijn. Wij adviseren hierover altijd negatief.

Neem ook niet de gewoonte om de algemene voorwaarden van een andere leverancier “klakkeloos” over te nemen. Elk beroep of activiteit heeft zijn eigen specifieke zaken. Geregeld hebben wij met onze klanten specifieke verkoopsvoorwaarden uitgewerkt. Wij kunnen U hierover adviseren, ga dus niet snel iets schrijven.

Een goed overzicht van veel gestelde vragen over de algemene voorwaarden vonden we onder volgende link, welke wij U dan ook aanraden door te nemen.

Website B-FAK

Auteur: Georges Bauwens: erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790

Sinds 1 januari 2005 wordt de garantieperiode naar particulieren uitgebreid naar minimum twee jaar. (zie Koopwet) Bepaal daarom steeds duidelijk o.a. in de verkoopsvoorwaarden dat “de klant een eventueel defect dient te melden binnen de twee maand na het ontstaan van dit euvel, zoniet vervallen alle rechten terzake.”

Doet U dit niet, dan loopt U het risico dat de twee jaar langer duren….

Laten wij nog eens duidelijk vermelden dat dankzij deze nieuwe koopwet een consument gedurende de eerste twee jaar een nieuw product kan eisen, zonder verdere kosten, als dit product defect geraakt.

Inzake de Koopwet vonden wij een zeer goed artikel op de website van advocatenkantoor Elfri De Neve, dat wij hierna publiceren. Er toch nog aan op wijzen dat deze website belangrijke andere juridische informatie biedt.

Website Advocatenkantoor Elfri De Neve

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Er bestaat een speciale regeling voor werken uitgevoerd aan woningen ouder dan 5 jaar waarvoor een verlaagd Btw-tarief van 6% geldt. Het is van geen belang eigenaar of huurder te zijn om van dit voordeel te kunnen genieten. De regeling trad in voege op 1 januari 2000 en werd enkele keren verlengd. Vanaf 2006 is deze regeling definitief van toepassing.

De bedoelde werken moeten uitgevoerd worden aan gebouwen die na uitvoering van de werken hetzij uitsluitend, hetzij hoofdzakelijk als privé-woningen worden gebruikt. De ouderdom van de woning moet door middel van een attest door de klant worden bewezen. In bepaalde gevallen mag het verlaagd tarief ook toegepast worden indien de bedoelde werken uitgevoerd worden aan bejaardentehuizen, internaten van scholen en universiteiten, bepaalde jeugdtehuizen en opvangtehuizen voor thuislozen en personen in moeilijkheden.

Een belangrijk element om slechts 6 % BTW te hoeven betalen is het soort werk dat men laat uitvoeren aan zijn woning. Over welke werken het gaat vindt u terug in een afzonderlijke link in onze databank.

Attest 6  % BTW-tarief bouwsector in PDF

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)