Ondernemingen die forfaitaire en werkelijke onkostenvergoedingen van werknemers en bedrijfsleiders toekennen of terugbetalen, mogen deze als aftrekbare beroepskost ingeven, op voorwaarde dat deze op de fiscale fiche 281.10 (werknemers) en/of fiche 281.20 (bedrijfsleiders) worden vermeld.

Een recente wetswijziging verruimt nu de huidige rapporteringsverplichting voor vergoedingen betaald vanaf 1 januari 2022. Zowel voor terugbetalingen aan werknemers (fiche 281.10), als aan bedrijfsleiders (fiche 281.20), zal voor elke kostenvergoeding toegekend vanaf 1 januari 2022, al dan niet forfaitair bepaald, het werkelijke terugbetaalde bedrag vermeld moeten worden.

Afhankelijk van het type onkostenvergoeding geldt een andere sanctie in geval van het niet naleven van de nieuwe rapporteringsverplichting:

• het niet correct vermelden van forfaitaire onkostenvergoedingen heeft de niet-aftrekbaarheid van de terugbetaling tot gevolg en kan aanleiding geven tot toepassing van de aanslag ‘geheime commissielonen’;
• kosten die terugbetaald worden op basis van bewijsstukken en niet correct vermeld worden zullen wel aftrekbaar zijn, maar zullen aanleiding geven tot een administratieve sanctie. Het is nog onduidelijk of het gaat om een sanctie per fiche of per overtreding.

De nieuwe fiches 281.10 en 281.20 werden tot op heden nog niet gepubliceerd, dus voorlopig is het nog wachten op de verdere praktische uitwerking.

Hoe dan ook is zeker dat door de nieuwe rapporteringsverplichting de bewijslast verder bij de belastingplichtige wordt gelegd, wat uiteraard weer in het voordeel van de fiscus is.

(Auteur: Edwin Van Lommel – Fiscaal Accountant 11308681 – 28/02/2022)

In de dagelijkse praktijk stellen wij vast dat niet elke belastingplichtige ondernemer een dagontvangstenboek houdt zoals bepaald door de fiscale wetgeving. Vandaar dat wij het noodzakelijk achten om deze verplichting nog even ter verduidelijken.

De ontvangsten moeten globaal van dag tot dag worden ingeschreven in het dagontvangstenboek per btw-tarief en dit op basis van verantwoordingsstukken, die gedurende een periode van 7 jaar bewaard moeten worden (vanaf 01/01 van het jaar volgend op de datum). Afzonderlijke inschrijvingen, met vermelding van de aard van de verkochte goederen, is verplicht indien de levering van de goederen meer dan 250 euro bedraagt per eenheid.

Deze afzonderlijke inschrijving mag worden vervangen door een globale inschrijving wanneer de verantwoordingsstukken die opgesteld en bewaard moeten worden, benevens de ontvangst, ook de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden.

De inschrijving mag niet gebeuren op losse bladen en moet worden uitgevoerd in onwisbare staat in een genummerd boek. Het plakken van prints of afdrukken in een genummerd boek wordt getolereerd.

Er mogen correcties worden aangebracht in het dagontvangstenboek maar de originele inschrijving moet altijd zichtbaar blijven.

Het dagontvangstenboek dient zich ten allen tijde te bevinden op de bedrijfszetel net zoals de verantwoordingsstukken die de inschrijvingen onderbouwen. Er dient een dagontvangstenboek te worden gehouden per bedrijfszetel.

De verantwoordingsstukken (kassaticketten, verkoopbonnen, …) samen met het correct gehouden dagontvangstenboek zorgen voor de bewijskracht van Uw boekhouding en zijn noodzakelijk om fiscale problemen te voorkomen. Het niet naleven van deze fiscale verplichting zal ook resulteren in aanzienlijke btw-boetes.

In de praktijk mag het kasboek ook als dagontvangstenboek worden gebruikt indien voldaan wordt aan de hoger vermelde voorwaarden en de dagontvangsten van dag tot dag nauwkeurig worden ingeschreven.

Elektronische dagontvangstenboeken zijn toegelaten maar hier stelt de wetgever strikte voorwaarden. Het systeem moet toelaten om op het einde van iedere dag een financieel rapport te genereren met minstens de volgende vermeldingen:

• totalen dagontvangsten per btw-tarief
• afzonderlijke inschrijvingen indien verkoop per eenheid > 250 euro
• een totaal per btw-tarief na elke periode (= 1 maand)
• Het mag technisch niet mogelijk zijn om een gegeven na de inschrijving in het digitale dagontvangstenboek te wijzigen of te verwijderen zonder een spoor na te laten. M.a.w. moet de oorspronkelijke inschrijving altijd leesbaar blijven. Het is aan de belastingplichtige om te bewijzen dat aan deze voorwaarde wordt voldaan en dat de correcties terecht zijn.

De belastingplichtige zal met andere woorden de integriteit van het digitale dagontvangstenboek moeten bewaken door bijvoorbeeld:

• geavanceerde digitale handtekening
• een systeem van bedrijfscontroles
• een vertrouwde cloud aanbieder
• een onveranderlijke database
• een systeem van blockchain
• ondertekening door een externe partij
• een combinatie van meerdere voorgaande systemen/middelen

Bovendien zal de belastingplichtige de leesbaarheid van de digitale informatie moeten waarborgen en garanderen.

Het correct houden van een dagontvangstenboek is met andere woorden van uitzonderlijk belang voor de bewijskracht van Uw boekhouding en kan veel fiscale ellende vermijden.

Mocht U hieromtrent vragen hebben of verdere verduidelijkingen wensen, noteer dan dat alle medewerkers klaar staan om U verder te helpen.

(Auteur: Edwin Van Lommel, fiscaal accountant ITAA 11308681 – 04/05/2021)

De ministerraad keurde op 20 oktober 2016 een voorontwerp van wet goed dat als doel heeft een verplichte tienjarige burgerlijke aansprakelijkheid in te voeren voor aannemers, architecten en andere dienstverleners in de bouwsector van werken in onroerende staat.

Het voorontwerp streeft een dubbel doel na:

• Het wil een einde maken aan de discriminatie die door het Grondwettelijk Hof werd opgeworpen en waarbij de wet enkel de architecten verplichtte om die verzekering af te sluiten. Het voorontwerp breidt deze verplichting nu uit tot de andere partijen die in de bouwakte voorkomen.
• Het wil de bouwmarkt beter reguleren en de bouwheer en zij die tussenkomen in de bouwakte onderling beter beschermen.

De verplichte verzekering van de tienjarige burgerlijke aansprakelijkheid van architecten en van andere intellectuele beroepen in de bouwsector zal het voorwerp zijn van een ander voorontwerp van wet.

Het voorontwerp wordt voor advies overgemaakt aan de Raad van State.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Als bestuurder ben je voor veel meer aansprakelijk dan je denkt.  Een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid is een noodzaak en ook meer dan betaalbaar geworden.

Bent u bestuurder, zaakvoerder van een vennootschap of een vereniging?
Dan realiseert u zich misschien niet welke complexe risico’s hieraan verbonden zijn. Want ondanks uw inzet kunt u persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor vermeende fouten en onbehoorlijk bestuur.  De kosten van verweer kunnen aanzienlijk zijn, ook bij onterechte claims.  Ook voor het maken van fouten van een medebestuurder kan u aansprakelijk gesteld worden.

De beoordeling van de aansprakelijkheid van een bestuurder gebeurt door een rechter.

De rechter zal, met de middelen waarover hij op dat moment beschikt (uiteraard na de feiten) nagaan of een vooruitziende en zorgvuldige bestuurder, geplaatst in dezelfde omstandigheden, op dezelfde manier zou gehandeld hebben.  Uiteraard is dit een gevoelige materie, die dikwijls in het nadeel uitdraait.

Waar kan het zoal verkeerd lopen?

• een zwaar arbeidsongeval wordt toegeschreven aan een gebrek van opleiding, beveiliging
• een ontslagen werknemer vecht zijn “ontslag om dringende reden” aan
• een brandverzekering of andere verzekeringen afsluiten die onvoldoende dekking geven
• onvoldoende deskundigheid (en dit is een zeer uitgebreid gamma van deskundigheden) of besluiteloosheid van de bestuurders
• het aangaan van verplichtingen waarvan bekend is of bekend had moeten zijn dat de rechtspersoon ze niet kan nakomen
• het nemen van “nadelige” beslissingen om een faillissement te voorkomen
• het afsluiten van overeenkomsten tegen kennelijk ongunstige voorwaarden
• het uitvoeren van klantencontracten zonder voldoende hun kredietwaardigheid na te zien
• het niet op tijd vervolgen van een solvabele klant
• het ontbreken van bekendmaking van akten waarvoor een bekendmaking noodzakelijk is
• het negeren van tegenstrijdige belangen van een bestuurder met zijn vennootschap
• het stellen van te grote zekerheden t.o.v. financiers
• overdreven publicitaire uitgaven
• selectief betalen van leveranciers wanneer het even moeilijk gaat
• activiteiten uitvoeren die niet in de statuten vermeld worden
• een jaarrekening wordt niet tijdig ingediend
• de vennootschap te dure contracten, leningen, verbintenissen laten aangaan
• als bestuurder moet u kritisch blijven op wat medebestuurders doen
• onvoldoende toezicht op de prestaties verricht door de boekhouder/accountant/bedrijfsrevisor van de vennootschap
• geen algemene vergadering bijeenroepen wanneer, ingevolge verlies, het nettoactief van de vennootschap gedaald is tot minder dan de helft van het maatschappelijk kapitaal
• het niet tijdig betalen of herhaald niet tijdig betalen van bedrijfsvoorheffing of btw
• het niet tijdig doen van aangifte van faillissement
• …

Door Lydian (advocatenkantoor) werden enkele veel voorkomende misverstanden opgesomd.
Het is niet mijn probleem, want:

• de vennootschap of aandeelhouder betaalt
• ik sta niet in voor het verleden voor de periode vóór mijn functie
• ik heb niet gestemd of tegengestemd
• dat is mijn domein niet
• ik wist het niet of was afwezig
• ik ben onafhankelijk of niet-uitvoerend bestuurder
• ik heb een managementvennootschap
• mijn stem maakt toch niet veel uit
• ik heb toch een kwijting gekregen

Dit zijn uitspraken die “een rechter” vermoedelijk niet zal aanvaarden.

Naast uw eigen specifieke beroepskennis, moet u als zaakvoerder of bestuurder dus van vele markten thuis zijn.  Snel gemaakte vergissingen, goed bedoelde beslissingen of onwetendheid in bepaalde specifieke materies kunnen leiden tot zware schadeclaims.

Voor enkele honderden euro kunt u al snel een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering onderschrijven voor bv. € 1.000.000,00.  Maar ook hogere risico’s kunnen worden verzekerd.

De verzekering kan afgesloten worden door de onderneming of de bestuurders zelf.

Deze verzekering dekt:

• kosten van vooronderzoek & onderzoek
• de individuele en indirecte aansprakelijkheid
• de verdedigingskosten (advocaten, adviseurs, …)
• natuurlijke persoon van de managementvennootschap
• de schade of schikkingen zelf

Uiteraard zijn uitgesloten:

• opzet
• fraude
• boetes op strafrechtelijk vlak
• grove schuld
• schending van strafwetgeving
• overtreding van wetgeving van openbare orde

Besluit:

Een bestuurder kan te maken krijgen met onterechte claims.

Is dat het geval, dan moet daartegen verweer gevoerd worden.  De algemene aansprakelijkheidsverzekering biedt daarvoor geen oplossing, omdat deze alleen in actie komt als het gaat om materiële schade of letsel.

De verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid dekt tot maximaal het verzekerde bedrag de persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders voor vermogensschade.

Voor een jaarlijkse premie van minder dan € 1.000,00 ben je al snel goed verzekerd.

Tip: Bescherm uw woning, lees ook ons artikel “Bedrijfsleider: maak uw gezinswoning onbeslagbaar!!”

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Abeka+ adviseert zijn klanten/bedrijfsleiders al jarenlang om hun gezinswoning te beschermen. Als bedrijfsleider wordt u immers altijd geconfronteerd met risico’s.

Wat zijn de mogelijkheden en beperkingen?

Om zijn hoofdverblijfplaats te beschermen, moet de zelfstandige een verklaring van onbeslagbaarheid laten opmaken bij een notaris van zijn keuze. Deze formaliteit kost 1 000 euro (500 euro voor de honoraria van de notaris en 500 euro voor de inschrijving van de verklaring).

De notaris zal uw verklaring in een akte vastleggen en ze laten overschrijven op het hypotheekkantoor. Daardoor is de verklaring tegenstelbaar aan derden (uw schuldeisers). Is uw echtgeno(o)t(e) ook zelfstandige en heeft hij/zij eveneens rechten in het onroerend goed, dan kan u samen één verklaring afleggen. Men betaalt dan ook maar één keer de kosten.  Voor de onbeslagbaarheid van de gezinswoning moet de echtgeno(o)t(e) mee instemmen.

Sinds de Wet van 8 juni 2007 kon deze bescherming van de gezinswoning reeds in beperkte mate maar sinds de Wet van 15 januari 2014, BS 3 februari 2014 werd deze bescherming van de hoofdverblijfplaats voor zelfstandigen uitgebreid. Sindsdien komen zaakvoerders/bestuurders, zelfstandigen in bijberoep en ook zelfstandigen die actief zijn na hun pensionering in aanmerking. De bescherming blijft ook behouden als u uw zelfstandige activiteit stopzet, ook als dit al zou gebeuren omwille van een faillissement.

Deze bescherming van de woning geldt niet voor vennootschappen: alleen natuurlijke personen komen ervoor in aanmerking, namelijk handelaars en beoefenaars van ambachten en vrije beroepen.

Bovendien moet u uw beroepsactiviteit uitoefenen in België.

De bescherming van de gezinswoning geldt:

• voor de hoofdverblijfplaats van de zelfstandige, dit is de plaats waar u het grootste deel van het jaar verblijft
• voor het gebouw waarvan u eigenaar, vruchtgebruiker, blote of mede-eigenaar, erfpachter bent, maar steeds enkel voor het gedeelte van de betreffende zakelijke rechten
• worden uw zakelijke rechten later uitgebreid, bv. omdat de zelfstandige als blote eigenaar volle eigenaar wordt bij afloop van het vruchtgebruik, dan wordt uw verklaring van rechtswege en retroactief uitgebreid tot de nieuw verworven rechten.
• enkel voor schuldvorderingen die dateren van na de verklaring
• enkel voor schulden die uitsluitend verband houden met de beroepsactiviteit van de zelfstandige
• niet voor schulden die naar aanleiding van een misdrijf ontstaan zijn, zelfs als dat misdrijf beroepshalve begaan werd (bvb fiscale fraude)
• niet voor sociale schulden die voortkomen uit een faillissement indien dit faillissement voortkomt uit een grove fout die de zelfstandige heeft gemaakt
• ook voor het geld en de nieuwe woning indien de zelfstandige de “beschermde” woning verkoopt en hij de opbrengst bij de notaris deponeert en binnen het jaar herbelegt
• enkel voor zover de zelfstandige in de woning woont en blijft wonen en vervalt wanneer de zelfstandige verhuist, zelfs wanneer hij nadien terugkeert naar de “beschermde woning”
• deze verklaring eindigt indien u uw beroepsstatuut verandert naar werknemer of ambtenaar
• deze verklaring eindigt hoe dan ook met het overlijden van de zelfstandige, doch dit heeft enkel uitwerking voor de toekomst. Dit houdt in dat schuldeisers ten tijde van de verklaring hun schulden niet kunnen opeisen bij de erfgenamen.

Als de beroepsactiviteit wordt uitgeoefend op dezelfde plaats als de hoofdverblijfplaats, zal van de totale woningoppervlakte alleen de oppervlakte die gebruikt wordt voor beroepsdoeleinden vatbaar zijn voor beslag. Als de oppervlakte die gebruikt wordt voor beroepsdoeleinden:

1. minder is dan 30%, zal het volledige gebouw onbeslagbaar zijn
2. 30% of meer is, zal alleen het gedeelte dat gebruikt wordt als hoofdverblijfplaats niet vatbaar zijn voor beslag. Om de eigendom van het gebouw duidelijk op te delen in een privé- en een beroepsgedeelte, zal een basisakte moeten worden opgemaakt
3. Oppervlakten die de zelfstandige zowel privé als beroeps gebruikt moet men onder het professioneel gebruik rekenen, behalve voor de gangen, inkomhal e.d.

Let op:
Men kan nooit afstand doen van onbeslagbaarheid t.o.v. één schuldeiser. Doet men dit toch, dan doet men dit voor alle schuldeisers.

Advies:
Voor slechts 1.000 € kan u uw gezinswoning voor onbeslagbaarheid professionele schulden beschermen !!!!!

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

De programmawet van 20/07/2006 voorziet in een uitbreiding van de bevoegdheden en de aansprakelijkheid van de bestuurders van een vennootschap.

Niet betalen BTW of bedrijfsvoorheffing:

• Wanneer de BTW of de bedrijfsvoorheffing herhaaldelijk niet betaald wordt, is de bestuurder hoofdelijk aansprakelijk. Er is een regularisatieperiode voorzien van 1 maand na de aangetekende aanmaning.

Niet betalen RSZ:

• Wanneer er binnen een termijn van 1 jaar twee maal geen kwartaalbijdragen werden betaald en wanneer geen uitleg gegeven werd over het waarom de RSZ niet betaald werd, kunnen de achterstallige sociale zekerheidsbijdragen gevorderd worden van de bestuurders.
• Wanneer blijkt dat het faillissement van de vennootschap te wijten is aan een grove fout van de bestuurders, worden zij persoonlijk en hoofdelijk aanpsrakelijk gesteld tot het betalen van achterstallige sociale zekerheidsbijdragen. Er kan tevens een vordering ingesteld worden aan de bestuurders tot het voldoen van de bijdrageopslagen, verwijlintresten, … wanneer blijkt dat zij een grove fout begingen.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Door het feit dat we heel wat “Nederlandse” dossiers behartigen, is, speciaal voor hen, dit artikel belangrijk. Uiteraard is deze EU-verordening voor alle EU-landen van toepassing.

Vanaf 1 mei 2010 veranderen de regels, die bepalen in welk land een internationaal tewerkgestelde werknemer/zelfstandige de bijdragen voor sociale zekerheid betaalt.

De grote principes kunnen als volgt samengevat worden:

• De zelfstandige is onderworpen aan de sociale zekerheidswetgeving van de lidstaat, waarin hij werkt.
• De zelfstandige kan maar onder de sociale zekerheidswetgeving vallen van één land.
• Sociale zekerheidsrechten, die men heeft opgebouwd in een lidstaat, blijven behouden, ook als men niet langer in deze lidstaat woont of werkt.
• Voor de berekening van de sociale zekerheidsrechten wordt rekening gehouden met de arbeidsprestaties en verzekeringsprestaties in de verschillende lidstaten.
• Als EU-onderdaan geniet men van dezelfde rechten als de nationale onderdanen.

De belangrijkste wijzigingen:

• Detacheringen uit of naar het buitenland zijn voortaan tot 24 maanden toegelaten (vroeger was dit slechts mogelijk tot 12 maanden, verlengbaar met een nieuwe periode van 12 maanden).
• Een werknemer die voor een buitenlandse werkgever werkt, maar voor meerdere lidstaten, en die minstens 25% van de arbeidstijd, vergoeding of omzet presteert in het land waar hij woont, is verzekeringsplichtig in het land van de woonplaats. Indien niet aan deze voorwaarde voldaan is, wordt het land bepaald door het land waar zich het “centrum van de belangen van zijn werkzaamheden” bevindt.
  Vb: Een Belgische werknemer die voor een Nederlandse werkgever werkt, en daarbij één dag per week thuiswerkt, betaalt de Nederlandse SZ-bijdragen. Wanneer hij twee dagen per week thuiswerkt, zijn de Belgische SZ-bijdragen verschuldigd.
• Indien men werkzaam is als werknemer en als zelfstandige in verschillende landen, dan is men onderworpen aan het sociale zekerheidsstelsel voor de zelfstandigen van het land dat bevoegd is voor de activiteiten van werknemer.
  Vb: Iemand die in Nederland woont en werkt, maar in België een bestuurdersvergoeding krijgt, betaalde vroeger gescheiden SZ-bijdragen: die van het werknemersloon in Nederland en die van de bestuurdersvergoeding in België. Die uitzondering valt nu weg. De Nederlandse werknemer zal ook Nederlandse SZ-bijdragen betalen op zijn Belgische inkomsten als zelfstandige.

De nieuwe verordening trad in werking vanaf 1 mei 2010, maar er is een overgangsperiode van 10 jaar voorzien.
Men kan kiezen om vervroegd in het nieuwe systeem te stappen.  Hiervoor dient een schriftelijk verzoek gericht te worden aan de RSVZ, waarin betrokkene uitdrukkelijk verklaart op de hoogte te zijn van de gevolgen van de wijziging.

U kan dus opteren voor de nieuwe verordening, maar of dit voordelig is, hangt af van de hoogte van de sociale bijdragen en van de sociale bescherming in de verschillende lidstaten. Hierbij kan uw sociale kas zeker helpen.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Tot en met 31/05/2009 zijn slechts de werkzaamheden die onder de bevoegdheid van het Paritair Comité van het bouwbedrijf vallen aan de meldingsplicht onderworpen. De aangifte moet ingediend worden vooraleer de werken worden aangevat.

Vanaf 01/06/2009 rust de meldingsplicht aan de RSZ op elke aannemer die werken beoogt uit te voeren zoals ze zijn omschreven in artikel 20, §2 van het KB nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de BTW. Bovendien zal de aangifte verplicht elektronisch moeten gebeuren.

Indien tijdens de werken nieuwe onderaannemers zouden tussenkomen, moeten ook zij door de aannemer bij de RSZ worden gemeld voor hun tussenkomst.

Er worden enkele bijkomende vermeldingen opgelegd, zoals de begin- en einddatum van de werken die door elke onderaannemer worden uitgevoerd.

Doel: bepaling van de aard, belangrijkheid, de opdrachtgever en desgevallend de onderaannemers van de werken.

Uitzondering: De werfmeldingsplicht geldt niet voor de aannemer die geen beroep doet op een aannemer en waarvan het bedrag van de werken de 25.000,00 euro (exclusief BTW) niet overschrijdt.

Sanctie: boete gelijk aan 5% van het bedrag van de werken (exclusief BTW), die niet aan de RSZ werden gemeld.
Bij gebreke aan een tijdige kennisgeving aan de aannemer door de onderaannemer die zelf beroep doet op een onderaannemer riskeert de onderaannemer een boete gelijk aan 5% van het bedrag van de werken die hij in onderaanneming heeft toevertrouwd. De som die geëist wordt van de hoofdaannemer wordt verminderd met de som die door de in gebreke gebleven onderaannemer aan de RSZ verschuldigd is.
Er is bovendien een forfaitaire vergoeding verschuldigd van 150,00 euro per onjuist aangegeven inlichting.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)