Zowel de bedrijfsleiders als de werknemers kunnen een forfaitaire onkostenvergoeding krijgen. Er is niets mis met een forfaitaire kostenvergoeding, maar u moet die wel kunnen onderbouwen.
Forfaitair wil eigenlijk zeggen dat de vennootschap u een vast bedrag per maand terugbetaalt als kosten die eigenlijk de vennootschap zou moeten dragen. Aangezien het forfaitaire kosten zijn dient u geen facturen, bonnetjes e.d. voor te leggen.
Elke onkostenvergoeding moet vermeld worden op de loonfiche. Hoe dient u dit op te nemen op de fiche?
Terugbetaling op basis van bewijsstukken → vermelding op loonfiche: ja – bewijsstukken (geen bedrag)
Forfaitaire vergoeding op ernstige normen → vermelding op loonfiche: ja – ernstige normen (geen bedrag)
Forfaitaire vergoeding zonder ernstige normen → vermelding op loonfiche: ja en het betaald bedrag
Bij het niet vermelden van deze kosten op de loonfiche riskeert u een aanslag geheime commissielonen van 103%.
Ernstige normen houdt in dat de onkosten gebaseerd zijn op bv. de vergoeding voor ambtenaren, ernstige vaststellingen, vergelijkingen.
Deze forfaitaire kosten kunnen omvatten:
- internetkosten, abonnement bvb. 50%
- gebruik van een voorbestemde ruimte in de woning
- energiekosten voor deze voorbestemde ruimte (verwarming, elektriciteit, onderhoud)
- klein bureelmateriaal zoals papier, cartridges e.d.
- afschrijving apparatuur zoals computer, printer
- afschrijving bureelmeubilair zoals bureau, stoel, kast
- verzekering voor brand en diefstal
- deel van gemeente-en provinciebelasting
- beroepsmatige tijdschriften en boeken
- telefoonkosten vast toestel (indien op privé-naam), telefoonkosten gsm (indien privé-bezit)
- secundaire autokosten, ook al is de auto van de zaak door bvb verplichting de auto proper te houden, stalling, klein onderhoud
- parkingkosten
- kosten van taxi en openbaar vervoer
- kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen met privé-auto
- indien geen er geen maaltijdcheques gegeven worden een maaltijdvergoeding voor verplaatsingen in België
- kleine representatiekosten bv. u bent aangesloten bij verschillende clubs en kan niet anders dan deelnemen en bv. kaarten kopen
- traktatiekosten aan klanten, hieronder vallen ook restaurantkosten
- kosten voor geschenken aan klanten bij speciale gelegenheden
Advies:
- Overdrijf zeker niet, maar al bij al kan deze vergoeding toch al over een degelijk bedrag per maand gaan.
- Onderbouw uw onkostenvergoeding.
- Vermeld zeker de onkostenvergoeding op de loonfiche.
- Geef niet iedereen dezelfde onkostenvergoeding.
- Mits goed onderbouwd, voelt u zich ook gesteund door de Vlaamse regering. Die kent ook een onkostenvergoeding toe aan de inspecteurs van Financiën.
- Soms is er voor de vennootschap wel een beperkte aftrekbaarheid, bv. voor de autokosten.
- Volgens de functie kan een onderbouwde onkostenvergoeding al snel 210 tot 350 € bedragen.
- And last but not least: geniet van deze forfaitaire onkostenvergoeding.
(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)
