Forfaitaire dagvergoedingen dienstreizen in België
Sinds 1 juni 2011 zijn de dagvergoedingen (die niet jaarlijks geïndexeerd worden) verhoogd.
Voor kortstondige verblijven in het buitenland kunnen werknemers/bedrijfsleiders van een forfaitaire verblijfsvergoeding genieten. Zo een systeem bestaat eigenlijk ook voor dienstreizen in België.
Werknemers/bedrijfsleiders die regelmatig onderweg zijn in opdracht voor hun zaak kunnen hiervoor vergoed worden met een forfaitaire dagvergoeding. De Administratie gaat ervan uit dat de werknemer/bedrijfsleider wel 5 uur onderweg moet zijn om hiervan te genieten. De middag moet in die 5 uur dan wel begrepen zijn.
Men moet echter wel een zeer degelijke verantwoording kunnen voorleggen. Kent men dergelijke vergoedingen toe, dan kan men best in een agenda aantonen naar waar, naar wie en hoelang de werknemer/bedrijfsleider weg was.
Onze tabel die deze vergoeding aangeeft, werd heden aangepast.
Deze regeling geldt enkel voor vennootschappen en niet voor eenmanszaken.
Gevolgen op fiscaal vlak:
De forfaitaire vergoedingen, die de werkgever toekent als terugbetaling van verblijfskosten gemaakt door een werknemer tijdens zijn beroepsverplaatsingen, zijn niet belastbaar voor de werknemer.
Voor de vennootschap is die vergoeding voor 100% aftrekbaar. Het zijn geen ‘gewone’ restaurantkosten in de fiscale zin van het woord en dus hoeft de aftrek ervan niet beperkt te worden.
Gevolgen op sociaal vlak:
In zijn instructies van het 3de kwartaal 2010 vermeldt de RSZ een lijst van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, alsook de bedragen en de voorwaarden waarin zij mogen worden toegepast. De RSZ aanvaardt vandaag 30 euro voor een overnachting.
Dit bedrag wordt beperkt tot de dagen waarop de werknemer moet blijven logeren in de omgeving van een werf of van een werkplek wanneer het omwille van de afstand voor hem niet redelijk is naar huis te keren. Dit bedrag dekt de kosten van avondmaal, overnachting en ontbijt.
Wanneer de werknemer niet blijft logeren, aanvaardt de RSZ de toekenning van volgende bedragen:
- een baanvergoeding van 8 EUR;
- een vergoeding van 6 EUR voor maaltijdkosten wanneer de werknemer geen eten kan meenemen. Die maaltijdvergoeding kan niet worden toegekend wanneer de werknemer maaltijdcheques met een patronale tegemoetkoming krijgt.
Verder legt de RSZ de volgende voorwaarden op en preciseert bovendien:
- de vergoedingen voor verblijfskosten gelden slechts voor niet-sedentaire werknemers. Met niet-sedentair bedoelt de RSZ de werknemer die zich in de loop van de dag moet verplaatsen en dus niet kan beschikken over de sanitaire installaties van de werkgever of van een filiaal van hem (bijvoorbeeld: toiletten, stortbaden, eetzaal). De werknemer moet dus privé-accommodatie gebruiken;
- de niet-sedentaire werknemer moet meer dan 4 uur op een dag op de baan zijn;
- er mag geen onderscheid worden gemaakt tussen de hiërarchische niveaus (zoals in de fiscaliteit);
- de werknemers die één of meer opeenvolgende dagen op dezelfde plaats werken (bijvoorbeeld op een werf) of bij dezelfde opdrachtgever, hebben niet de hoedanigheid van niet-sedentaire werknemer. De RSZ stelt dat die plaats de plaats van tewerkstelling wordt en dat de werknemer er gebruik kan maken van de sanitaire installaties (tenzij het tegengestelde kan worden aangetoond). Alleen in dat geval kan er gedacht worden aan de toekenning van maaltijdcheques.
Spijtig uiteraard dat men alles zo ingewikkeld maakt…
Die vergoeding is in principe ook combineerbaar met andere onkostenvergoedingen:
Met een gewone forfaitaire onkostenvergoeding:
De binnenlandse dagvergoeding betreft een terugbetaling van maaltijdkosten en uw forfaitaire algemene onkostenvergoeding dekt mogelijks andere kosten, zoals kleine uitgaven onderweg, nutsvoorziening voor uw bureau thuis, e.d.
Met de terugbetaling van werkelijke kosten:
Dit kan op voorwaarde uiteraard dat de werkelijke kosten die u laat terugbetalen niet slaan op het restaurantbonnetje van de dag waarop u een binnenlandse dagvergoeding opneemt…
Wat als u al maaltijdcheques heeft?
Men kan deze onkostenvergoeding nog wel combineren, maar men moet wel rekening houden met het feit dat het totale bedrag voor die dag “forfaitaire dagvergoeding + maaltijdcheques” niet méér bedraagt dan de maximale uit te betalen dagvergoeding.
(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)