Vanaf 1 januari 2013 zijn er een aantal nieuwe facturatieregels van kracht.
Het betreft voornamelijk volgende wijzigingen:
- de verplichte vermeldingen op de factuur,
- de aftrekbaarheid/opeisbaarheid van de BTW,
- de uitreikingdatum van de facturen.
Vooral de wijziging van de aftrekbaarheid/opeisbaarheid van de BTW is een zeer belangrijke aanpassing en vergt ieders aandacht.
Verplichte vermeldingen op de factuur
- De datum van het belastbaar feit (levering van de goederen, datum prestatie) of de datum van de ontvangst van de gelden (bij voorschotten) zal op de factuur vermeld moeten worden.
- Er zal niet langer een verwijzing naar een wetsartikel vermeld moeten worden indien de btw wordt verlegd. De vermelding “BTW verlegd” of gelijkaardig in één der 23 officiële EU-talen is voldoende.
- Bij vrijgestelde leveringen is het voldoende te vermelden dat u de handeling vrijstelt en kort de reden omschrijft. Bijvoorbeeld: “vrijgestelde handeling – uitvoer van goederen”.
- Als de klant zelf zijn factuur opstelt (bv bij online aankopen) moet op de factuur de vermelding “Factuur uitgereikt door afnemer”, “Selfbilling” of een gelijkaardige omschrijving in een andere taal komen.
Opeisbaarheid en aftrekbaarheid BTW (ZEER BELANGRIJKE WIJZIGING)
- Tot vóór 2013 werd de BTW opeisbaar door het uitreiken van een factuur, bij het verstrijken van een periode waarin leveringen of diensten werden verricht of bij de levering van goederen. De BTW-aangifte was dus gelinkt aan de boekhoudkundige verwerking van de facturen.
- Vanaf 1 januari 2013 is het uitreiken van een factuur niet langer een oorzaak van opeisbaarheid. De BTW wordt wel opeisbaar van zodra een betaling ontvangen is of de levering/einde van de dienstverrichting is verricht.
In de praktijk heeft dit ook een grote impact op de zogenoemde “voorschotfacturen”. Indien u een voorschotfactuur opmaakt zal de BTW niet langer verschuldigd zijn louter en alleen door het opmaken van de factuur. De BTW wordt slechts opeisbaar op het ogenblik dat de leverancier de betaling van de factuur ontvangt. De klant zelf zal de BTW kunnen aftrekken vanaf datzelfde moment.
Een voorbeeld:
U maakt op 5/4/2013 een voorschotfactuur op, de klant betaalt op 31/5/2013, u ontvangt het geld op 2/6/2013.
De BTW zal niet langer betaald moeten worden via de BTW-aangifte van april, maar slechts via de BTW-aangifte van juni.
Ook voor de klant is de BTW slechts aftrekbaar in de BTW-aangifte van juni.
Toch zal de voorschotfactuur die op 5/4/2013 opgemaakt is, niet correct zijn. Zie volgende alinea…
Voorschotfacturen nog mogelijk?
Eén der verplichte vermeldingen om een geldige factuur op te maken en bijgevolg de BTW aftrekbaar te maken is het vermelden van het belastbaar feit.
Zoals hierboven besproken is het belastbaar feit de datum van betaling of, indien reeds geleverd, de prestatie of de levering.
Bij voorschotfacturen brengt dit met zich mee dat er een betaling ontvangen moet worden voorafgaandelijk aan het opstellen van de factuur.
Indien u wenst dat uw klant een voorschot betaalt, zal in de praktijk een verzoek tot betaling of een proforma factuur opgesteld moeten worden en na ontvangst van de betaling de effectieve voorschotfactuur (met vermelding van de datum van de ontvangst van de gelden).
Uitreikingdatum van de factuur
- Vóór 1 januari 2013 moest de factuur opgemaakt worden uiterlijk de 5de werkdag van de maand volgend op de maand waarin de BTW opeisbaar was.
- Vanaf 1 januari 2013 dient de factuur opgemaakt te worden uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op de maand waarin de BTW opeisbaar wordt.
Tot op heden moet de BTW-aangifte ingediend worden ten laatste de 20ste van de maand. Rekening houdend met bovenstaande alinea betekent dit dat u in theorie maximum 5 dagen (3 dagen in het geval een weekend deze periode doorkuist) de tijd heeft om uw BTW-aangifte op te maken.
Vanuit onze positie als boekhouder zouden wij u vriendelijk willen verzoeken niet te wachten tot de 15de, maar uw verkoopfacturen zo snel mogelijk op te stellen. In de BTW-periodes loopt de werkdruk en de hoeveelheid informatie die verwerkt moet worden hoog op binnen de boekhoudkantoren.
IN DE PRAKTIJK
Ondertussen is gebleken dat de nieuwe regeling inzake aftrekbaarheid van BTW belangrijke praktische gevolgen heeft in hoofde van klanten en leveranciers.
Er zijn niet alleen de theoretische vragen over de toepassing van de nieuwe regels, bedrijven worden ook verplicht om vanaf 1 januari 2013 hun boekhoudsystemen aan te passen, zodat die voortaan rekening zullen houden met:
- de factuurdatum
- de betaaldatum
- de datum van de levering
- de datum van opeisbaarheid van de btw
De BTW-aangifte wordt losgekoppeld van de boekhoudkundige verwerking van de facturen !!!!!
Gelet op het feit dat er twee weken vóór de inwerkingtreding nog steeds geen definitieve wet was, noch enige administratieve toelichting, was dergelijke aanpassing van de boekhoudsystemen praktisch niet meer haalbaar voor ondernemingen en is het vrijwel onmogelijk om de nieuwe regels te respecteren vanaf 1 januari 2013.
Naar aanleiding van de praktische bezwaren die werden geuit, heeft de administratie nu beslist om de nieuwe regels inzake de opeisbaarheid van de BTW uit te stellen:
- In 2013 wordt een overgangsperiode van 12 maanden voorzien waarin zowel de leveranciers/dienstverrichters (voor wat betreft het uitreiken van facturen) als hun klanten (voor wat betreft het uitoefenen van het recht op aftrek) nog steeds de huidige regels mogen toepassen.
- Vanaf 1 januari 2014 zou de nieuwe regeling dan effectief moeten worden toegepast, zeker door klanten met het oog op de uitoefening van hun recht op aftrek. Voor de leveranciers/dienstverrichters zou er vanaf 1 januari 2014 nog wel in een overgangsperiode worden voorzien voor wat betreft het uitreiken van facturen. De definitieve invulling van de toepasselijke regels tijdens deze overgangsperiode, zullen in de loop van 2013 door de administratie worden gecommuniceerd.
ADMINISTRATIEVE VEREENVOUDIGING ?????…. wie sprak deze woorden ooit uit ????
(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)
