In de dagelijkse praktijk stellen wij vast dat niet elke belastingplichtige ondernemer een dagontvangstenboek houdt zoals bepaald door de fiscale wetgeving. Vandaar dat wij het noodzakelijk achten om deze verplichting nog even ter verduidelijken.

De ontvangsten moeten globaal van dag tot dag worden ingeschreven in het dagontvangstenboek per btw-tarief en dit op basis van verantwoordingsstukken, die gedurende een periode van 7 jaar bewaard moeten worden (vanaf 01/01 van het jaar volgend op de datum). Afzonderlijke inschrijvingen, met vermelding van de aard van de verkochte goederen, is verplicht indien de levering van de goederen meer dan 250 euro bedraagt per eenheid.

Deze afzonderlijke inschrijving mag worden vervangen door een globale inschrijving wanneer de verantwoordingsstukken die opgesteld en bewaard moeten worden, benevens de ontvangst, ook de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden.

De inschrijving mag niet gebeuren op losse bladen en moet worden uitgevoerd in onwisbare staat in een genummerd boek. Het plakken van prints of afdrukken in een genummerd boek wordt getolereerd.

Er mogen correcties worden aangebracht in het dagontvangstenboek maar de originele inschrijving moet altijd zichtbaar blijven.

Het dagontvangstenboek dient zich ten allen tijde te bevinden op de bedrijfszetel net zoals de verantwoordingsstukken die de inschrijvingen onderbouwen. Er dient een dagontvangstenboek te worden gehouden per bedrijfszetel.

De verantwoordingsstukken (kassaticketten, verkoopbonnen, …) samen met het correct gehouden dagontvangstenboek zorgen voor de bewijskracht van Uw boekhouding en zijn noodzakelijk om fiscale problemen te voorkomen. Het niet naleven van deze fiscale verplichting zal ook resulteren in aanzienlijke btw-boetes.

In de praktijk mag het kasboek ook als dagontvangstenboek worden gebruikt indien voldaan wordt aan de hoger vermelde voorwaarden en de dagontvangsten van dag tot dag nauwkeurig worden ingeschreven.

Elektronische dagontvangstenboeken zijn toegelaten maar hier stelt de wetgever strikte voorwaarden. Het systeem moet toelaten om op het einde van iedere dag een financieel rapport te genereren met minstens de volgende vermeldingen:

• totalen dagontvangsten per btw-tarief
• afzonderlijke inschrijvingen indien verkoop per eenheid > 250 euro
• een totaal per btw-tarief na elke periode (= 1 maand)
• Het mag technisch niet mogelijk zijn om een gegeven na de inschrijving in het digitale dagontvangstenboek te wijzigen of te verwijderen zonder een spoor na te laten. M.a.w. moet de oorspronkelijke inschrijving altijd leesbaar blijven. Het is aan de belastingplichtige om te bewijzen dat aan deze voorwaarde wordt voldaan en dat de correcties terecht zijn.

De belastingplichtige zal met andere woorden de integriteit van het digitale dagontvangstenboek moeten bewaken door bijvoorbeeld:

• geavanceerde digitale handtekening
• een systeem van bedrijfscontroles
• een vertrouwde cloud aanbieder
• een onveranderlijke database
• een systeem van blockchain
• ondertekening door een externe partij
• een combinatie van meerdere voorgaande systemen/middelen

Bovendien zal de belastingplichtige de leesbaarheid van de digitale informatie moeten waarborgen en garanderen.

Het correct houden van een dagontvangstenboek is met andere woorden van uitzonderlijk belang voor de bewijskracht van Uw boekhouding en kan veel fiscale ellende vermijden.

Mocht U hieromtrent vragen hebben of verdere verduidelijkingen wensen, noteer dan dat alle medewerkers klaar staan om U verder te helpen.

(Auteur: Edwin Van Lommel, fiscaal accountant ITAA 11308681 – 04/05/2021)

Tot voor kort moesten winkeliers alle verkopen, waarvoor zij geen facturen opstellen, dagelijks noteren in een vastbladig “dagontvangstenboek”, dat verplicht op papier met de hand moest worden bijgehouden.

Door gebruik te maken van een modern kassasysteem plakken veel kleinhandelaars hun afdrukken in het dagontvangstenboek.

Heden zijn de specifieke modaliteiten, waaraan zo’n elektronisch dagontvangstenboek best voldoet, door de BTW-administratie gepubliceerd op Fisconet (“BTW”, “Beslissingen”, beslissing nr. ET 112.577). Op het einde van het artikel vindt u een link met de integrale tekst.

1. Principe

Verkoopt u aan particulieren, dan hoeft u in principe geen factuur uit te reiken, maar het mag wel. Geeft u geen factuur, dan moet u in principe uw verkopen dagelijks inschrijven in uw dagboek van ontvangsten.

2. Voorafgaande opmerking

Met het houden van een boek op digitale wijze wordt uiteraard het onmiddellijk aanmaken van dat boek op een digitaal medium beoogd en in geen enkel geval het scannen van een boek dat op papier werd gehouden.

3. Voornaamste verplichtingen

1. Het dagboek van ontvangsten en de dubbels van de rekeningen of van de ontvangstbewijzen dienen zich (per bedrijfszetel) op de bedrijfszetel te bevinden tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het genoemd dagboek werd afgesloten. Indien het dagboek van ontvangsten op elektronische wijze wordt gehouden, dient het binnen voornoemde periode elektronisch toegankelijk te zijn op de bedrijfszetel.
   Het dagboek van ontvangsten mag zich dus nooit, zelfs niet tijdens de BTW-periode, bij de boekhouder bevinden.
   Het dagboek van ontvangsten is verplicht dagelijks bij te houden. Elke niet ingeschreven dagontvangst is een overtreding. Dit wil zeggen: vijf dagen niet ingeschreven, dan is er vijf maal een boete te voorzien.

2. Indien er meerdere bedrijfszetels zijn, dan is een centralisatieboek noodzakelijk.

3. De controlerende ambtenaar kan de voorlegging vragen van dit digitaal dagboek van ontvangsten op het fiscaal domicilie van de belastingplichtige gedurende de periode waarin genoemd dagboek zich verplicht moet bevinden op de bedrijfszetel van de belastingplichtige (m.a.w. gedurende de periode waarop het betrekking heeft en de drie maanden die volgen op de datum van afsluiting ervan.)

4. Beveiliging. De voornaamste bijkomende verplichting is dat het digitale bestand beveiligd moet worden met een “geavanceerde digitale handtekening van het type 2”. Hoe dat concreet moet gebeuren, is nog niet helemaal duidelijk, maar een gewone Excelsheet zal niet volstaan als elektronisch dagontvangstenboek!!!
   

5. Opgelet! Heeft u een vergissing begaan, dan kunt u die nog wel corrigeren, maar enkel door een nieuwe, afzonderlijke (en deze keer correcte) inschrijving op de dag waarop u uw vergissing heeft ingezien met een verwijzing naar de inschrijving die u wilt wijzigen.

6. Het dagboek van ontvangsten, ongeacht of het wordt gehouden op papier of op een digitale wijze, dient de handelingen op te nemen verricht tjidens een periode van 12 maanden.
   In het geval het dagboek van ontvangsten op digitale wijze wordt gehouden, is het derhalve in principe noodzakelijk om op het einde van de periode van 12 maanden een nieuw digitaal dagboek van ontvangsten te creëren voor het inschrijven tijdens de daaropvolgende 12 maanden van de verrichtingen die door dit dagboek worden beoogd. Indien de belastingplichtige het geheel van de dagelijkse financiële rapporten bewaart in een afzonderlijk bestand dat aldus het dagboek van ontvangsten uitmaakt, moet in principe een nieuw afzonderlijk bestand, bestemd voor het bewaren van de financiële rapporten voor de volgende 12 maanden, worden aangemaakt op het einde van de periode van 12 maanden.

7. Krachtens artikel 60, §1, van het BTW-Wetboek, moeten de dagboeken van ontvangsten alsmede de centralisatieboeken worden bewaard door de personen die ze hebben gehouden, gedurende 7 jaar te rekenen vanaf de 1e januari van het jaar volgend op hun sluiting.

8. We willen hier formeel benadrukken dat het BTW-dagontvangstenboek geen financieel dagboek is dat betrekking heeft op de contante betalingen. Alle verkopen aan particulieren, ook diegenen die niet cash hebben betaald, moeten hierin vermeld worden (behalve als aan particulieren facturen uitgereikt worden).

Besluit:

De strengere controle op het dagontvangstenboek en verantwoordingsstukken (bestelbons, kassatickets, BTW-bonnetjes) is voor ons als accountant zeer vervelend, omdat de correcte toepassing volledig bij u als klant berust. Het totaal van de dagelijkse kassa dient u per BTW-tarief voor die dag in te schrijven in uw ontvangstenboek!!!
Vergeet ook nooit dat verkopen boven de 250 euro inclusief BTW afzonderlijk moeten worden ingeschreven met vermelding van de aard van de verkochte goederen.

Volgens ons brengt elke digitalisering strengere verplichtingen, bijkomende kennis, alsook belangrijke kosten voor de belastingplichtige mee. Vergeet ook niet dat elke digitalisering sporen nalaat op uw computer, wat u willens nillens zuur kan opbreken.

Website Fisconet

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)