Btw: vereenvoudiging bewijsvoering van de intracommunautaire levering – het bestemmingsdocument

Een vervelende zaak bij btw-controles is het leveren van het bewijs van de btw-vrijstelling voor intracommunautaire leveringen. Is er echt een levering aan het buitenland gebeurd?

Vanaf 1 juli 2016 is er echter een administratieve vereenvoudiging, in die mate dat het vervoer vanuit België naar een andere lidstaat kan bewezen worden door een bestemmingsdocument.
Niettegenstaande deze vereenvoudiging kan de btw-administratie nog steeds andere documenten (vervoerdocumenten, contracten, betalingsbewijzen, crm …) opvragen om de echtheid van het bestemmingsdocument te verifiëren.

Het bestemmingsdocument dient te worden geattesteerd binnen de drie maanden na het verstrijken van de verkoop.
Dit bestemmingsdocument mag per mail verstuurd en bevestigd worden, voor zover de authenticiteit van de ondertekenaar gegarandeerd blijft.
Bestemmingsdocumenten mogen ook alle intracommunautaire leveringen omvatten aan eenzelfde klant voor een periode van maximaal drie opeenvolgende kalendermaanden waarin de goederen door de koper in ontvangst werden genomen.
De koper mag binnen zijn organisatie een persoon aanduiden, die op voorhand de leverancier schriftelijk inlicht over zijn identiteit en hoedanigheid.

Welke vermeldingen dienen zeker op het bestemmingsdocument voor te komen?

• gegevens van de leverancier (naam, adres, BTW-nummer);
• gegevens van de koper (naam, adres, Btw-nummer);
• bevestiging van de aankomst van de goederen (lidstaat, stad, gemeente);
• bevestiging van het tijdstip van aankomst (maand en jaar);
• de periode waarop het document betrekking heeft, de leveringen mogen gegroepeerd worden per kwartaal;
• een verwijzing naar de factuur, of een ander document dat naar de factuur linkt (bestelbon);
• een beschrijving van de goederen, alsook de prijs in euro, exclusief btw.

Het bestemmingsdocument geldt, samen met de verkoopfactuur en het betalingsbewijs, als weerlegbaar vermoeden van een intracommunautaire levering.

Indien de verkoper het vervoer organiseert, dient ook het transportdocument nog voorgelegd te worden.

De verkoper moet ook steeds zijn intracommunautaire leveringen in een intracommunautaire aangifte opnemen.

In de btw-beslissing E.T. 129.460 dd. 1 juli 2016 kan men enkele modellen van bestemmingsdocumenten terugvinden.

Uiteraard kan ook Abeka u hierbij helpen!

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)