Ondernemingen die forfaitaire en werkelijke onkostenvergoedingen van werknemers en bedrijfsleiders toekennen of terugbetalen, mogen deze als aftrekbare beroepskost ingeven, op voorwaarde dat deze op de fiscale fiche 281.10 (werknemers) en/of fiche 281.20 (bedrijfsleiders) worden vermeld.

Een recente wetswijziging verruimt nu de huidige rapporteringsverplichting voor vergoedingen betaald vanaf 1 januari 2022. Zowel voor terugbetalingen aan werknemers (fiche 281.10), als aan bedrijfsleiders (fiche 281.20), zal voor elke kostenvergoeding toegekend vanaf 1 januari 2022, al dan niet forfaitair bepaald, het werkelijke terugbetaalde bedrag vermeld moeten worden.

Afhankelijk van het type onkostenvergoeding geldt een andere sanctie in geval van het niet naleven van de nieuwe rapporteringsverplichting:

• het niet correct vermelden van forfaitaire onkostenvergoedingen heeft de niet-aftrekbaarheid van de terugbetaling tot gevolg en kan aanleiding geven tot toepassing van de aanslag ‘geheime commissielonen’;
• kosten die terugbetaald worden op basis van bewijsstukken en niet correct vermeld worden zullen wel aftrekbaar zijn, maar zullen aanleiding geven tot een administratieve sanctie. Het is nog onduidelijk of het gaat om een sanctie per fiche of per overtreding.

De nieuwe fiches 281.10 en 281.20 werden tot op heden nog niet gepubliceerd, dus voorlopig is het nog wachten op de verdere praktische uitwerking.

Hoe dan ook is zeker dat door de nieuwe rapporteringsverplichting de bewijslast verder bij de belastingplichtige wordt gelegd, wat uiteraard weer in het voordeel van de fiscus is.

(Auteur: Edwin Van Lommel – Fiscaal Accountant 11308681 – 28/02/2022)

Zowel de bedrijfsleiders als de werknemers kunnen een forfaitaire onkostenvergoeding krijgen. Er is niets mis met een forfaitaire kostenvergoeding, maar u moet die wel kunnen onderbouwen.
Forfaitair wil eigenlijk zeggen dat de vennootschap u een vast bedrag per maand terugbetaalt als kosten die eigenlijk de vennootschap zou moeten dragen. Aangezien het forfaitaire kosten zijn dient  u geen facturen, bonnetjes e.d. voor te leggen.

Elke onkostenvergoeding moet vermeld worden op de loonfiche. Hoe dient u dit op te nemen op de fiche?

Terugbetaling op basis van bewijsstukken → vermelding op loonfiche:  ja – bewijsstukken (geen bedrag)
Forfaitaire vergoeding op ernstige normen → vermelding op loonfiche:  ja – ernstige normen (geen bedrag)
Forfaitaire vergoeding zonder ernstige normen → vermelding op loonfiche:  ja en het betaald bedrag

Bij het niet vermelden van deze kosten op de loonfiche riskeert u een aanslag geheime commissielonen van 103%.

Ernstige normen houdt in dat de onkosten gebaseerd zijn op bv. de vergoeding voor ambtenaren, ernstige vaststellingen, vergelijkingen.

Deze forfaitaire kosten kunnen omvatten:

• internetkosten, abonnement bvb. 50%
• gebruik van een voorbestemde ruimte in de woning
• energiekosten voor deze voorbestemde ruimte (verwarming, elektriciteit, onderhoud)
• klein  bureelmateriaal zoals papier, cartridges e.d.
• afschrijving apparatuur zoals computer, printer
• afschrijving bureelmeubilair zoals bureau, stoel, kast
• verzekering voor brand en diefstal
• deel van gemeente-en provinciebelasting
• beroepsmatige tijdschriften en boeken
• telefoonkosten vast toestel (indien op privé-naam), telefoonkosten gsm (indien privé-bezit)
• secundaire autokosten, ook al is de auto van de zaak door bvb verplichting de auto proper te houden, stalling, klein onderhoud
• parkingkosten
• kosten van taxi en openbaar vervoer
• kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen met privé-auto
• indien geen er geen maaltijdcheques gegeven worden een maaltijdvergoeding voor verplaatsingen in België
• kleine representatiekosten bv. u bent aangesloten bij verschillende clubs en kan niet anders dan deelnemen en bv. kaarten kopen
• traktatiekosten aan klanten, hieronder vallen ook restaurantkosten
• kosten voor geschenken aan klanten bij speciale gelegenheden

Advies:

• Overdrijf zeker niet, maar al bij al kan deze vergoeding toch al over een degelijk bedrag per maand gaan.
• Onderbouw uw onkostenvergoeding.
• Vermeld zeker de onkostenvergoeding op de loonfiche.
• Geef niet iedereen dezelfde onkostenvergoeding.
• Mits goed onderbouwd, voelt u zich ook gesteund door de Vlaamse regering. Die kent ook een onkostenvergoeding toe aan de inspecteurs van Financiën.
• Soms is er voor de vennootschap wel een beperkte aftrekbaarheid, bv. voor de autokosten.
• Volgens de functie kan een onderbouwde onkostenvergoeding al snel 210 tot 350 € bedragen.
• And last but not least: geniet van deze forfaitaire onkostenvergoeding.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)

Er is al heel wat te doen geweest inzake de forfaitaire onkostenvergoeding die vennootschappen aan hun bedrijfsleiders (zaakvoerders, bestuurders van vennootschappen) kunnen toekennen.

Sinds de Vlaamse regering in 2003 besliste dat inspecteurs van het ministerie van Financiën die gedetacheerd werden naar het Vlaams Gewest een forfaitaire onkostenvergoeding kregen van 210 euro per maand werd het niet meer dan aannemelijk dat ook bedrijfsleiders een onkostenvergoeding mochten krijgen.

Met een forfaitaire onkostenvergoeding wordt bedoeld dat de vennootschap u dus een vast bedrag per maand terugbetaald als kosten eigen aan de vennootschap en waarvoor u dus geen bonnetjes, facturen, ticketten moet voorleggen. De kosten kunnen bijvoorbeeld zijn: parkingkosten, openbaar vervoer, traktaties aan klanten, kleine aankopen bureelmateriaal, een vergoeding voor maaltijden tijdens dienstreizen, de telefoon thuis, internet thuis, car wash, vergoeding kantoorkosten in de privé-woning, representatievergoedingen (geschenken, receptiekosten thuis), …

De grootte van deze onkostenvergoeding is echter niet voor iedereen hetzelfde en moet minstens redelijk zijn, dus is deze onkostenvergoeding functiegebonden.

Andere voorwaarden door de Rulingcommissie vooropgesteld zijn:

• de werkgever dient aan te tonen welke werknemers een vergoeding krijgen,
• waar door de fiscus kan aangetoond worden dat het autokosten of representatiekosten betreft, dient de aftrekbaarheid beperkt te worden,
• wordt aangetoond dat de kosten vergoedingen voor maaltijden betreffen, dan kunnen geen maaltijdcheques worden uitgereikt.

De vennootschap moet kunnen aantonen dat het beroepsmatige kosten zijn (art.49 WIB 1992). Vanaf dat moment is het een aftrekbare kost voor de vennootschap.

Wat betreft de niet-belastbaarheid van de vergoeding bij de bedrijfsleider antwoordde de Minister op een parlementaire vraag dat dergelijke vergoedingen niet belastbaar zijn als de werkgever kan bewijzen dat:

• de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn
• dat de vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed is

De administratieve commentaar op het W.I.B. 1992 stelt tevens dat forfaitaire vergoedingen bepaald dienen te zijn overeenkomstig bepaalde normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

Deze kosten eigen aan de werkgever dienen verantwoord te worden door individuele fiches en samenvattende opgaven (“JA-ernstige normen”). Dit kan gebeuren via uw loonsecretariaat.

Laten wij er tevens nog eens op wijzen dat onkostenvergoedingen buiten de BTW vallen.

Ons advies 

Wij kunnen er in komen dat uw vennootschap u een onkostenvergoeding toekent. Wij stelden hierboven dat de onkostenvergoeding redelijk moet zijn. We concluderen dus ook dat als de overheid 210 euro aan haar personeel mag toekennen dat de Staat dit ook bepaald heeft op een ernstige wijze. Dus 210 euro is redelijk. Van een bedrijfsleider mogen we immers ook aannemen dat hij zeker niet minder kosten zal hebben, integendeel zelfs.

Let wel op, het argument dat ambtenaren van het AOIF deze onkostenvergoeding ook krijgen is geen goed argument. U moet kunnen aantonen dat u die kosten maakt voor uw bedrijf. Als u alle parkingkosten en car-wash kosten ook nog eens in uw vennootschap inbrengt dan kan je moeilijk beweren dat die 210 euro juist die kosten dekken!!

Zorg ook voor een vast maandelijks bedrag. Forfaitaire kosten wil zeggen op jaarbasis, het is dus een gemiddelde. Het doet er dus niet toe of je enkele dagen op reis bent geweest of ziek was.

Bij langdurige afwezigheid of gedeeltelijke tewerkstelling dienen deze kosten proportioneel herleid te worden.

Verwittig betrokkene steeds dat wanneer zij hun werkelijke kosten bewijzen zij deze onkostenvergoeding in mindering dienen te brengen.

Overdrijf nooit !!!!!!

Ook voor buitenlandse kosten bestaat een forfaitaire vergoeding op dagbasis. u vindt deze ook op onze website terug.

Praktische werkwijze voor onze klanten

Leg eerst voor uzelf eens een dossiertje aan over welke kosten en bedragen het zou kunnen gaan. Als u een redelijke verantwoording kan geven, is het de fiscus die het tegendeel moet bewijzen.

Indien u overtuigd bent dat u juist zit, geef dan de maandelijkse kosten door aan uw sociaal secretariaat en neem hiervoor eenzelfde maandelijks bedrag. U vraagt aan het sociale secretariaat deze kosten op te nemen onder “kosten eigen aan de werkgever”.

Bericht ons welke bedrag u hebt doorgegeven aan het sociaal secretariaat en bezorg ons tevens het lijstje, zodat wij bij een controle gepast kunnen reageren.

(Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301 85 790)