In de dagelijkse praktijk stellen wij vast dat niet elke belastingplichtige ondernemer een dagontvangstenboek houdt zoals bepaald door de fiscale wetgeving. Vandaar dat wij het noodzakelijk achten om deze verplichting nog even ter verduidelijken.
De ontvangsten moeten globaal van dag tot dag worden ingeschreven in het dagontvangstenboek per btw-tarief en dit op basis van verantwoordingsstukken, die gedurende een periode van 7 jaar bewaard moeten worden (vanaf 01/01 van het jaar volgend op de datum). Afzonderlijke inschrijvingen, met vermelding van de aard van de verkochte goederen, is verplicht indien de levering van de goederen meer dan 250 euro bedraagt per eenheid.
Deze afzonderlijke inschrijving mag worden vervangen door een globale inschrijving wanneer de verantwoordingsstukken die opgesteld en bewaard moeten worden, benevens de ontvangst, ook de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden.
De inschrijving mag niet gebeuren op losse bladen en moet worden uitgevoerd in onwisbare staat in een genummerd boek. Het plakken van prints of afdrukken in een genummerd boek wordt getolereerd.
Er mogen correcties worden aangebracht in het dagontvangstenboek maar de originele inschrijving moet altijd zichtbaar blijven.
Het dagontvangstenboek dient zich ten allen tijde te bevinden op de bedrijfszetel net zoals de verantwoordingsstukken die de inschrijvingen onderbouwen. Er dient een dagontvangstenboek te worden gehouden per bedrijfszetel.
De verantwoordingsstukken (kassaticketten, verkoopbonnen, …) samen met het correct gehouden dagontvangstenboek zorgen voor de bewijskracht van Uw boekhouding en zijn noodzakelijk om fiscale problemen te voorkomen. Het niet naleven van deze fiscale verplichting zal ook resulteren in aanzienlijke btw-boetes.
In de praktijk mag het kasboek ook als dagontvangstenboek worden gebruikt indien voldaan wordt aan de hoger vermelde voorwaarden en de dagontvangsten van dag tot dag nauwkeurig worden ingeschreven.
Elektronische dagontvangstenboeken zijn toegelaten maar hier stelt de wetgever strikte voorwaarden. Het systeem moet toelaten om op het einde van iedere dag een financieel rapport te genereren met minstens de volgende vermeldingen:
- totalen dagontvangsten per btw-tarief
- afzonderlijke inschrijvingen indien verkoop per eenheid > 250 euro
- een totaal per btw-tarief na elke periode (= 1 maand)
- Het mag technisch niet mogelijk zijn om een gegeven na de inschrijving in het digitale dagontvangstenboek te wijzigen of te verwijderen zonder een spoor na te laten. M.a.w. moet de oorspronkelijke inschrijving altijd leesbaar blijven. Het is aan de belastingplichtige om te bewijzen dat aan deze voorwaarde wordt voldaan en dat de correcties terecht zijn.
De belastingplichtige zal met andere woorden de integriteit van het digitale dagontvangstenboek moeten bewaken door bijvoorbeeld:
- geavanceerde digitale handtekening
- een systeem van bedrijfscontroles
- een vertrouwde cloud aanbieder
- een onveranderlijke database
- een systeem van blockchain
- ondertekening door een externe partij
- een combinatie van meerdere voorgaande systemen/middelen
Bovendien zal de belastingplichtige de leesbaarheid van de digitale informatie moeten waarborgen en garanderen.
Het correct houden van een dagontvangstenboek is met andere woorden van uitzonderlijk belang voor de bewijskracht van Uw boekhouding en kan veel fiscale ellende vermijden.
Mocht U hieromtrent vragen hebben of verdere verduidelijkingen wensen, noteer dan dat alle medewerkers klaar staan om U verder te helpen.
(Auteur: Edwin Van Lommel, fiscaal accountant ITAA 11308681 – 04/05/2021)
